Come firmare un documento Word senza stamparlo

Vuoi sapere come firmare un documento Word senza stamparlo? Ecco una guida pratica su come inserire la firma digitale su Word gratis da PC, Android e iPhone.

L’utilizzo del pacchetto Office è ormai una consuetudine per privati e aziende che hanno la necessità di creare dei documenti. Per quanto all’interno degli strumenti di Microsoft Office siano presenti diversi software, da Excel a PowerPoint, è innegabile che tra i più comuni figuri Word.

Magari hai la necessità di capire come inserire una firma documento Word e non riesci a farlo in modo rapido ed efficace. Oggi siamo qui per capire come effettuare tale operazione con questo programma, ma potresti avere l’esigenza di conoscere anche come inserire una firma su PDF, quindi, ti rimandiamo alla nostra guida dedicata.

Indice

Tipologie di firme da apporre su un documento Word

Prima di comprendere quali siano i passaggi da eseguire per apporre una firma sul documento Word è importante differenziare le tipologie di firme che puoi utilizzare.

Elettronica: con la firma elettronica hai la possibilità di disegnare su un determinato dispositivo una qualsiasi scritta. Questa però non ha alcun valore legale poiché non implementa nessuno strumento di autenticità e verifica.

Elettronica avanzata: utilizzando questa tipologia di firma potrai ottenerne valore legale per tutti i documenti digitali tranne per quelli inerenti ai contratti immobiliari. Potrai, quindi, inserire una firma autografa scannerizzata, ma per l’acquisto oppure la vendita di una casa è meglio virare su altro.

Elettronica qualificata: tipologia che certifica la validità e l’autenticità della tua firma digitale tramite strumenti rilasciati dagli enti certificatori. Qualsiasi documento firmato con tale tecnologia, sia esso Word oppure di diversa tipologia, diventa originale e con pieno valore legale.

Elettronica digitale: nel momento in cui utilizzi questa tipologia di firma potrai ottenere una validità legale grazie alla crittografia asimmetrica, cioè il software applicherà una coppia di chiavi per verificare che il documento sia integro e generato dall’utente.

Cosa fare prima di iniziare a firmare un documento Word

Quando applichi una firma sul tuo documento Word devi tenere in considerazione alcuni passaggi preliminari per ottenere il risultato desiderato. Nello specifico dovrai: trascrivere la firma, scansionarla, ritagliarla e infine salvarla. Vediamo questi step più nel dettaglio.

Trascrivere la firma: il primo passo per realizzare un documento Word con la tua firma digitale risiede nel trascriverla prima su un foglio di carta. Preferibilmente, per ottenere una firma scannerizzata ben visibile, è opportuno utilizzare un foglio di carta bianco e una penna nera. Trascrivi la tua firma in modo che sia visibile e non troppo piccola nelle dimensioni.

Scansionare la firma: il secondo passo per la tua firma documento Word è da identificare nella scansione della stessa. Puoi effettuare la scansione sia da uno scanner dedicato che da quello del tuo smartphone. Ci sono diverse applicazioni che ti permettono di farlo con velocità. Scegli il formato JPG oppure PNG per ottenere la miglior grafica possibile su Word. Consulta la nostra guida per trovare il programma per scannerizzare più adatto alle tue esigenze.

Ritagliare la firma: scansionato il foglio bianco con la tua firma dovrai aprire l’immagine sul tuo smartphone e ritagliarla, in modo che sia visibile solo la sezione della scritta. Premurati che non ci siano ombre o un contrasto troppo elevato e lascia qualche centimetro di margine intorno alla firma per evitare che vengano eliminati le parti più esterne della scritta.

Salva l’immagine: una volta completato il ritaglio dovrai scegliere la cartella o il servizio in cloud dove salvare la firma, ad esempio Dropbox. Puoi anche inviartela via email e salvarla su PC. Anche in questo caso è opportuno utilizzare il formato PNG oppure JPG per non riscontrare incompatibilità con Word.

Come si mette la firma digitale su un documento Word da PC

Ora che conosci le tipologie di firma per i documenti Word e soprattutto hai preparato tutto ciò che serve per utilizzarla all’interno di questo programma, vediamo come puoi inserirla nel documento in modo veloce e senza errori.

Avvia il tuo nuovo documento Word oppure quello che hai già realizzato. Se desideri creare un file Word da zero in modo rapido, puoi cliccare con il tasto destro del mouse sul Desktop e selezionare Nuovo e poi Documento di Microsoft Word.

All’interno della pagina principale dovrai cliccare, nella barra superiore, sulla sezione denominata Inserisci, per poi selezionare l’opzione Immagini. All’interno di questa piccola finestra troverai diverse voci, quella che sarà utile al tuo scopo è Questo dispositivo.

Word aprirà una nuova finestra dove potrai scegliere tra le sue immagini predefinite e quelle presenti sul tuo hard disk interno o esterno. Seleziona la cartella dove hai salvato il file scannerizzato e premi, nella finestra di dialogo, sul pulsante Inserisci .

Puoi anche velocizzare tale processo trascinando direttamente il file scansionato all’interno del documento Word, ma dovrai possedere una versione di Microsoft Office aggiornata.

A questo punto posiziona l’immagine della firma scansionata all’interno del documento, usualmente in basso a destra o a sinistra, e assicurati che sia ben visibile. In alcuni casi Word sgrana leggermente la risoluzione, quindi, rimpicciolisci l’immagine se dovessi notare degli artefatti grafici. Completato il posizionamento ti basterà cliccare su File, in alto a sinistra, e selezionare la voce Salva con nome, in modo da avere il documento nella cartella che desideri.

Ogni volta che aprirai il file con la firma salvata, potrai visualizzarla al suo interno. Tiene presente però che con una versione di Microsoft Office molto datata, la firma potrebbe non comparire se cancellassi l’immagine scansionata.

Come si firma un documento Word online

Magari non hai a disposizione sul tuo PC o smartphone il pacchetto di Microsoft Office, ciò ti costringe a trovare una strada alternativa per ottenere la firma su questa tipologia di documento. Fortunatamente puoi apporre la firma digitale Word anche online, ma in questo caso dovrai effettuare un passaggio in più. Infatti, dovrai prima convertire il file Word in PDF e successivamente importare la firma digitale.

Per velocizzare tale processo ci aiuteremo con il software ILovePDF. Prima di tutto salva il tuo documento Word in PDF, per farlo apri il documento Word e clicca prima su File e poi su Salva con nome, scegliendo nella sezione Formato quello PDF. Per maggiori dettagli puoi leggere la nostra guida su come creare PDF.

A questo punto potrai importare il documento PDF su ILovePDF, cliccando su Select PDF file. Si aprirà un piccolo editor dove poter scegliere tra Only Me (Solo io) o Several People (per invitare altri a firmare. Cliccando su Only Me, dovrai inserire il tuo nome e cognome e premere sul pulsante Apply. La piattaforma ti consente di scegliere anche la tipologia di firma.

Completate le modifiche clicca su Firma e, subito dopo, scarica il nuovo documento firmato.

Ti verrà creata una Simple Signature, sulla barra di destra, che potrai trascinare sul documento. In alternativa puoi creare una firma digitale, Digital Signature, ma in quel caso dovrai abbonarti alla versione Premium di ILovePDF.

Come si inserisce la firma in un documento Word su Android e iOS

Non ami utilizzare il PC per modificare i tuoi file Word? Allora puoi utilizzare un’app dedicata su iOS o Android per effettuare la firma digitale.

Microsoft Word (Android, iOS)

La prima app che ti consigliamo di scaricare è proprio quella di Microsoft Word, software sviluppato non solo per creare documenti standard, ma che ti consente anche di trascrivere la firma. La firma Word con questa App è disponibile sia su iOS che Android.

Signeasy (Android, iOS)

Soluzione professionale che potrebbe fare al caso tuo per apporre la firma su un documento Word è Signeasy. La firma digitale su Word viene applicata in modo veloce e non dovrai fare altro che disegnare sullo schermo ciò che desideri importare nel file Word, per poi attendere che il programma processi la scansione e la inserisca nel documento richiesto. Ti anticipiamo che la versione Android è meno stabile di quella iOS.

DocuSign (Android, iOS)

Firmare un documento Word con DocuSign è veramente semplicissimo. Scaricabile sia per iOS che Android ti consente di aggiungere qualsiasi tipologia di scritta ai tuoi file del pacchetto Office. In pochissimi secondi potrai scansionare e inviare la tua firma digitale.

Per concludere non perderti anche la nostra guida su come firmare una mail in modo facile e veloce.