Come confrontare due file Excel e trovare le differenze
Cerchi la soluzione a come confrontare due file Excel e trovare le differenze ma non sai come fare? Ecco tre semplici modi per farlo.
Esistono diversi motivi per cui potrebbe essere necessario prendere un documento Excel e confrontarlo con un altro. Potrebbe richiedere del tempo e tanta concentrazione, ma con i consigli di questa guida scoprirai che esistono soluzioni che ti aiuteranno a renderlo veramente semplice e veloce.
Come confrontare due file Excel con l’opzione Affianca
Excel rende facile per gli utenti mettere due versioni di documento a confronto sullo schermo al fine di stabilire rapidamente le differenze tra loro: occorre quindi prima aprire le cartelle di lavoro che desideri confrontare e poi cliccare sul menu Visualizza > Affianca (nella scheda Finestra).
Puoi usare la stessa tecnica per confrontare due fogli Excel che si trovano nello stesso documento o in file diversi. Se più di un foglio proviene dalla stessa cartella di lavoro, dovrai prima separarlo andando su Visualizza > Nuova finestra e aprire una nuova istanza del tuo documento. Successivamente vai sulla scheda Visualizza e clicca su Affianca nella scheda Finestra. Questo menu ti elencherà tutti i fogli di lavoro attualmente aperti. Se ne hai aperti solo due, saranno selezionati automaticamente gli unici due aperti.
Effettua la tua selezione e pigia su OK. Vedrai entrambi i fogli di lavoro apparire sullo schermo l’uno affiancato all’altro. Per convenienza puoi anche utilizzare il pulsante Disponi tutto per passare da una configurazione verticale a una orizzontale o sovrapposte.
Un’opzione da tenere presente per il confronto manuale di due file Excel è il comando Scorrimento sincrono, sempre nel menu Visualizza. Attivandolo, quando scorrerai una finestra, l’altra si muoverà in sincronia. Questo è importante se stai lavorando con un foglio di calcolo di grandi dimensioni e vuoi controllarlo attentamente. Se i due fogli, per qualsiasi motivo, non sono allineati, clicca su Reimposta posizione finestra per risolvere.
Come confrontare due file Excel con la Formattazione Condizionale
Utilizzando la formattazione condizionale puoi fare in modo che Excel controlli per te le differenze tra i fogli dei due file. Questo può far risparmiare del tempo se tutto quello che devi fare è trovare solo le differenze tra una versione e l’altra.
Per raggiungere lo scopo occorre fare in modo che i due fogli appartenenti a due cartelle di lavoro diverse facciano parte della stessa cartella di lavoro. Clicca col tasto destro del mouse sul nome del foglio che vuoi trasferire e seleziona Sposta o Copia.
Qui puoi utilizzare il menu a discesa per decidere in quale documento inserirlo. Se i fogli hanno lo stesso nome, col tasto destro del mouse sul nome del foglio puoi eventualmente rinominarlo selezionando Rinomina.
Seleziona tutte le celle che sono popolate nel foglio in cui vuoi evidenziare eventuali differenze. Un modo rapido per farlo è facendo clic sulla cella nell’angolo in alto a sinistra e usare la scorciatoia Ctrl + Maiusc + Fine.
Vai poi su Home> Formattazione condizionale> Nuova regola.
Seleziona Utilizza una formula per determinare le celle da formattare e inserisci nella casella di testo di Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero, il seguente codice:
= A1 <> Nome_Foglio! A1
Ricordati solo di sostituire la parola “Nome_Foglio” con il vero nome dell’altro foglio. Tutto ciò che questa formula sta facendo è verificare quando le celle di un foglio non corrispondono esattamente alle celle corrispondenti dell’altro foglio, e contrassegnare ogni differenza.
Clicca poi sul pulsante Formato e scegli come vuoi evidenziare eventuali discrepanze. Ti consiglio di utilizzare nella scheda riempimento il colore rosso standard. Quindi, clicca su OK.
Tutte le celle che sono diverse verranno evidenziate in rosso, rendendo facile e veloce il confronto tra i due fogli.
Come confrontare due file Excel con un componente aggiuntivo
Se non lo sai in Excel è possibile abilitare, se non è attivo per default, il componente aggiuntivo Compare Files.
Per attivarlo va su File > Opzioni > Componenti Aggiuntivi. Nella tabella Componenti aggiuntivi vedrai tutti quelli attualmente abilitati su Microsoft Excel. Tra questi verifica la presenza della voce Inquire.
Nel caso non fosse presente, vai in basso e nel menu a tendina Gestisci, seleziona la voce Componenti aggiuntivi COM per poi premere sul pulsante Vai.
Nel riquadro che appare, spunta la voce Inquire e premi su OK.
Così facendo avrai abilitato una nuova scheda nella barra degli strumenti di Excel, chiamata Inquire.
Ora assicurati di avere le due cartelle di lavoro aperte in Microsoft Excel e sulla scheda Inquire premi il pulsante Compare Files, nella scheda Compare. Nel riquadro che appare premi nuovamente sul pulsante Compare e verifica nelle caselle Compare e To i nomi dei due file Excel da confrontare.
Noterai che i due file Excel appaiono affiancati e le celle diverse sono colorate in modo da evidenziare le differenze. Nella parte bassa dello schermo a sinistra è visibile una legenda che illustra il significato di ogni colorazione. Mettendo un segno di spunta su un colore, in caso di variazione Excel mostrerà la cella con quel tipo di colorazione.
Ad esempio nel nostro caso spuntando la casella Entered Values, vengono mostrate di verde tutte quelle celle dove i valori sono differenti tra i due fogli Excel.
Sempre in basso, ma al centro, è visibile il riquadro delle differenze con indicazione della cella, valore e tipologia. Infine sulla destra, in basso, è visibile un grafico con indicazione della quantità di variazioni riscontrate.
Programmi per confrontare file Excel
Se non possiedi Microsoft Excel e vuoi comparare due file Excel puoi servirti di software di terze parti come:
DiffEngineX: per le operazioni di riga e colonna, richiede la selezione di una chiave primaria per ciascun foglio e per entrambe le righe e le colonne.
Synkronizer: oltre a xltrail, è l’unico strumento che offre correttamente tutte le modifiche sul foglio senza alcun intervento manuale. Le mostra disponendo le cartelle di lavoro originali una accanto all’altra e cambiando i colori delle celle (in entrambi i file).
XTrail: è uno strumento Web Based simile a GitHub che non solo confronta 2 file Excel, ma conserva anche i cambiamenti delle due versioni in una pagina panoramica con tutte le modifiche al codice VBA in una sola pagina (rosso significa vecchio/eliminato mentre verde significa nuovo/aggiunto).
Approfondimenti