Come funziona Dropbox e come si usa gratis

Vuoi sapere come funziona Dropbox? Ecco una guida completa su come si usa Dropbox gratis per condividere, archiviare e sincronizzare file.

L’utilizzo di servizi in cloud negli ultimi anni sta diventando una consuetudine per chi lavora o vuole conservare i propri file. La gestione dei tuoi file, siano essi di qualsiasi tipologia, dalle immagini ai pacchetti di installazione, non deve avvenire necessariamente sul tuo hard disk o smartphone, ma può estendersi anche a servizi di terze parti in cloud.

Tra i programmi più importanti, per la sua capacità di offrire sia piani gratuiti che a pagamento, c’è Dropbox. Trovare un servizio in cloud gratis non è sicuramente semplice, soprattutto considerando i costi di un server di questo tipo. Nelle prossime righe daremo uno sguardo più da vicino a Dropbox, cercando di comprendere i costi per i piani in abbonamento e come utilizzarlo al meglio nelle attività di lavoro e non solo. I servizi in cloud sono in continua evoluzione, Dropbox è tra le soluzioni più affermate e già implementate nei sistemi operativi più importanti. Vediamo di cosa si tratta e come gestirlo al meglio.

Indice

Come funziona Dropbox gratis e quali sono i piani di abbonamento

Ti abbiamo anticipato che Dropbox è un servizio in cloud, ma cosa significa? Un servizio in cloud non è altro che un applicativo capace di effettuare hosting, condivisione e sincronizzazione dei file online, utilizzando diverse piattaforme condivise, dal browser web alle applicazioni per smartphone.

Registrandoti a Dropbox potrai, quindi, caricare sul loro server i tuoi file, sincronizzandoli con altri dispositivi; ciò ti permette di poterli utilizzare da diverse piattaforme e di salvarli in modo rapido e sicuro.

Dropbox è disponibile sia nella versione gratuita che a pagamento, nello specifico con il piano Basic gratuito puoi utilizzare Dropbox con utente singolo e caricare dati per un massimo di 2 GB. Gli altri piani invece, hanno un costo mensile, puoi scegliere tra i piani tariffari:

• Plus: offre 2 TB di spazio di archiviazione in cloud per singolo utente a un costo di 9,99 euro al mese.
• Family: comprende 6 utenti e 2 TB di spazio, al costo di 16,99 euro al mese.
• Professional (prova gratis per 30 giorni): per singolo utente offre 3 TB al costo di 16,58 euro al mese.
• Standard (prova gratis per 30 giorni): garantisce 5 TB di spazio di archiviazione per più di tre utenti al costo di 12 euro al mese.
• Advanced (prova gratis per 30 giorni): non ha limiti di spazio di archiviazione, ma necessita di più di tre utenti al momento della sottoscrizione; il costo al mese per singolo utente è di 18 euro.
• Enterprise: è pensato per le grandi aziende e per avere tutto lo spazio personalizzato desiderato.

Come creare un account

Dropbox non è accessibile senza una registrazione o un account sul loro sito web, come puoi immaginare, essendo un servizio in cloud necessita di un protocollo di sicurezza che tuteli i tuoi file quando andrai a caricarli e scaricarli dal loro server. Fortunatamente la registrazione è completamente gratuita e impiegherai pochi secondi per creare un account.

Per farlo recati sul sito ufficiale di Dropbox e premi in alto a destra sul pulsante Comincia subito. Sotto la voce Crea un account, premi su Continua con Google, se vuoi registrarti con il tuo account Google, oppure inserisci un indirizzo email valido e premi su Continua.

Nella schermata successiva, digita Email, Nome, Cognome e Password. Premi sul pulsante Accetta e registrati. Al termine della creazione dell’account avrai subito a disposizione il piano gratuito e potrai effettuare il drop-box dei file che desideri.

Come installare Dropbox

Una volta che hai creato un account Dropbox puoi utilizzarlo su diversi dispositivi, non solo con il tuo browser web. Infatti, potrai anche installare il software sul tuo PC Windows oppure sullo smartphone.

Per installare Dropbox su PC ti basterà recarti su questa pagina e scaricare il software sviluppato per desktop, eseguire il programma e una volta terminata l’installazione cliccare su Accedi e inserire le credenziali con cui ti sei registrato. Recandoti sulla pagina Scarica Dropbox, potrai scaricare Dropbox anche per Mac e Linux.

Se invece il tuo scopo è quello di installare Dropbox su telefono o tablet, allora dovrai scaricare la versione per dispositivi mobili dal Play Store oppure dall’App Store. Completata l’installazione dovrai aprire l’applicazione e accedere con i dati del tuo account registrato.

Come condividere file e cartelle

Devi sapere che una volta che avrai effettuato l’accesso a Dropbox.com, esso si presenterà come una pagina bianca in cui inserire i file. Infatti, dovrai essere tu a creare le cartelle al suo interno, a meno che tu non preferisca caricare file nella pagina principale, è possibile farlo, ma è molto più confusionario.

Una volta che hai inserito i file all’interno dello spazio virtuale di Drop box, tramite il pulsante Carica o Crea, potrai condividere i file con altre persone oppure con utenti specifici.

Da browser Web collegati al sito del servizio e dopo aver creato una cartella con files, cliccaci sopra col tasto destro del mouse per poi selezionare la voce Condividi. Seleziona una delle voci Condividi con Dropbox o Invia una copia (per utilizzare il servizio Dropbox Transfer). Dopo aver premuto su Condividi con Dropbox si aprirà una piccola finestra in cui inserire gli indirizzi email o i nomi delle persone che possono accedere alla cartella condivisa. Specifica se gli utenti possono modificare o solo visualizzare e premi su Condividi cartella.

In alternativa a Condividi, puoi utilizzare Copia link per inviare via email il link con accesso alla sola visualizzazione.

Se stai utilizzando il software da PC allora non dovrai fare altro che entrare nella cartella di Dropbox, situata nei documenti, e cliccare con il tasto destro sul file da condividere selezionando, nel menu che appare, la voce Condividi. Inserisci il nome o l’indirizzo email della persona con la quale vuoi condividere il file nel campo Email, nome o gruppo.

Se stai utilizzando lo smartphone invece, apri l’app Dropbox e clicca sui tre puntini vicino al nome del file che vuoi condividere. Tocca poi la voce Condividi. Sotto la voce Invia a inserisci Email, nome o gruppo con cui condividere la tua cartella. In alternativa puoi creare un link e consentire la visualizzazione del contenuto della cartella.

Come rimuovere una condivisione o rimuovere i membri

Uno dei problemi più grandi quando si condivide una cartella su Dropbox risiede nella possibilità che tutti hanno di poter modificare i file. Tale condizione in molti casi ti costringerà a rimuovere alcuni utenti per evitare che i file si sovrascrivano. Avvia Dropbox e clicca col tasto destro del mouse sulla cartella che hai condiviso o su uno dei file al suo interno. Scegli nel menu che appare la voce Condividi e, nella finestra che appare, premi il link in alto Chi può accedere.

Per rimuovere i membri che non vuoi più che interagiscano con il tuo contenuto digitale devi cliccare sulla scheda Persone. Clicca all’altezza del nome su Visualizzazione o Modifica e nel menu che appare, premi su Rimuovi.

Come funziona la sincronizzazione

Ti abbiamo anticipato che Dropbox sincronizza automaticamente i file caricati sul suo server con il tuo account e con i membri che hanno l’autorizzazione a entrare nelle cartelle. La sincronizzazione si attiva automaticamente quando sei connesso a Internet e carichi un file, di qualsiasi tipologia esso sia. Su tutti i dispositivi che collegherai con quell’account vedrai i file caricati, con risultati pressoché immediati.

Se desideri togliere la sincronizzazione, per evitare che gli altri membri possano creare danni all’interno delle cartelle, ti basterà entrare nelle Impostazioni (raggiungibili cliccando sul tuo Profilo in alto a destra) e deselezionare la voce Sincronizza contatti. Potrai attivarla quando desideri sia dall’applicazione per smartphone che dal PC.

Come liberare spazio

Dropbox è sicuramente una soluzione utile per caricare i file più importanti e poterli utilizzare ovunque desideri, ma se non volessi sottoscrivere un piano in abbonamento, i soli 2 GB di spazio possono essere una limitazione. Per questo motivo è opportuno liberare un po’ di spazio eliminando i file che non utilizzi più o quelli che reputi meno importanti.

Purtroppo, non esiste una funzione di eliminazione automatica dei file più datati, dovrai quindi effettuare una rimozione manuale per singolo elemento.

Se stai utilizzando il PC, allora ti basterà entrare nella cartella di salvataggio dei dati e cancellare quelli desiderati, stesso discorso per l’accesso da browser Web. Se invece stai utilizzando lo smartphone puoi optare per due soluzioni:

• Cancellazione del singolo file: clicca sui tre puntini vicino al file da cancellare e seleziona la voce Elimina.
  
• Cancellazione di più file contemporaneamente: tieni premuto sul file da cancellare e successivamente seleziona anche gli altri da cestinare. Selezionati tutti ti basterà premere sui tre puntini, in alto a destra, e tappare su Elimina.
  

Come recuperare file eliminati

La sensazione di cancellare un file inavvertitamente non è piacevole, ma fortunatamente Dropbox ti permette di recuperare file e cartelle cancellate entro un arco di tempo non superiore a 30 giorni, per i profili professionali il tempo si estende a 120 giorni. Tale soluzione è indispensabile quando altri membri cancellano inavvertitamente alcuni file all’interno del programma.

Come già detto Dropbox permette il recupero dei file cancellati. Ti basterà andare nella sezione File Eliminati, selezionare il file precedentemente eliminato e premere sul pulsante Ripristina 2 volte.