Come funziona la Firma Elettronica per le PMI

L’introduzione di nuovi decreti, volti soprattutto a migliorare l’avanzamento tecnologico delle attività lavorative, ha dato modo alle PMI (Piccole e Medie Imprese) di sperimentare tecnologie diverse. Saprai benissimo come fino a qualche anno fa tutte le operazioni burocratiche di un’azienda venissero svolte in forma cartacea, il cliente si presentava in ufficio e con una penna nera firmava i documenti del servizio scelto.

Affinché si possano velocizzare tali operazioni, risparmiando tempo e denaro, è arrivata in soccorso la tecnologia con la firma elettronica. Per quanto tale sistema fosse già presente in passato per le grandi società, attualmente anche le PMI possono usufruirne, migliorando la gestione delle operazioni lavorative.

Tra le soluzioni migliori, adatte a chi ha un’azienda medio piccola, figura Yousign che si occupa di tutto ciò che è inerente alla Firma Elettronica.

Indice

Che cos’è la Firma Elettronica e come ottenerla

Magari non hai mai sentito parlare della firma elettronica e non ne conosci nemmeno le reali potenzialità. Da un punto di vista prettamente tecnico, con questo termine si identifica una tipologia di firma che attraverso un sistema crittografico asimmetrico permette di verificarne l’integrità e l’originalità sia della firma che del documento firmato.

Sebbene si possa pensare a uno strumento banale, in realtà la firma elettronica ha un valore giuridico probatorio, quindi, è a tutti gli effetti un metodo per eliminare quella spiacevole condizione di recarsi in ufficio per firmare il foglio cartaceo.

Come fare una firma elettronica con Yousign

Ti abbiamo già anticipato che le piccole e medie imprese utilizzano Yousign per effettuare la loro firma elettronica. Questa azienda si occupa principalmente di gestire i documenti digitali, aiutando le imprese a semplificare tutti i processi interni ed esterni legati ai documenti.

Lo scopo di questa azienda è proprio quello di eliminare le perdite di tempo che vengono a presentarsi quando devi far firmare un documento al cliente in sede. Attraverso questo servizio potrai caricare direttamente il documento PDF sulla piattaforma e richiedere la firma. Il cliente, una volta ricevuta la notifica, provvederà a firmare direttamente dal proprio dispositivo, senza doversi spostare.

Puoi anche inserire dei sistemi di sicurezza aggiuntivi, come la verifica tramite SMS oppure del documento di riconoscimento. Una soluzione che potrebbe esserti molto utile se volessi garantire la massima sicurezza informatica ai tuoi clienti e alla tua azienda.

I vantaggi della Firma Elettronica

Esulando il discorso dall’obbligatorietà o meno di un sistema di questo genere in futuro, ma perché le PMI utilizzano la firma elettronica per le operazioni contrattuali nella loro attività lavorativa?

Praticità

Uno dei motivi che spinge le aziende a utilizzare la firma elettronica è sicuramente la grande praticità. Tutte quelle operazioni noiose, legate alle firme, vengono quasi del tutto eliminate grazie all’automazione dei flussi dei documenti. Uno dei problemi più ricorrenti nelle PMI è la pessima gestione dei documenti, che può essere migliorata grazie a una sburocratizzazione veloce e mirata.

Rapidità

Prendere un appuntamento con il cliente, incontrarlo, fargli firmare il contratto e verbalizzarlo sono tutte operazioni che portano via molto tempo. La firma elettronica riduce al minimo tali passaggi, inoltrando le richieste di firma direttamente online. In pochi secondi avrete stipulato il contratto senza sprecare tempo prezioso.

Sicurezza

Per quanto un foglio di carta sia la prova di un contratto andato a buon fine, il documento può sempre essere smarrito o addirittura essere vittima di un imprevisto in azienda, come un incendio. Grazie alla firma elettronica potrai ottenere un documento legalmente valido e praticamente indistruttibile.

Legalità

Come già anticipato, usufruire di un servizio di questo genere ti permette di ottenere un documento autentico e integro, praticamente impossibile da falsificare. Condizione non da trascurare se avessi la necessità di conservare i contratti per tanti anni.

Timbri

Spesso le PMI hanno il problema di dover portare sempre con sé il timbro aziendale, la firma elettronica si sostituisce a tutti gli effetti al timbro e ai sigilli ufficiali. Puoi immaginare il grande vantaggio, non solo dal punto di vista economico, ma anche di comodità.

Sostenibilità ambientale

Potrebbe sembrarti un beneficio da poco, ma in realtà è molto importante in proiezione futura, infatti, la firma elettronica ti permette di salvaguardare il pianeta. Le emissioni di CO2 prodotte dai mezzi di trasporto, dalla produzione di carta e dalla realizzazione di penne e strumenti di cartoleria vengono completamente azzerate con l’utilizzo di un sistema digitale.

Le varie tipologie di Firma Elettronica

Leggendo la definizione di firma elettronica avrai sicuramente pensato che ne esista una sola tipologia, magari uguale per tutti. In realtà puoi utilizzare tre tipologie di firma elettronica: vediamo quali sono e cosa offrono.

FES – Firma elettronica semplice

Quando utilizzi questa tipologia di firma elettronica avrai uno strumento capace di garantirti una firma digitale, ma priva dei processi di autenticazione. Non vi sono, quindi, SMS ricevuti per verificare la firma oppure codici particolari per rendere la transazione più sicura. All’interno di un contesto aziendale non troppo grande può andare bene.

Firma elettronica OTP

Anche chiamata da alcuni FEA OTP SMS, la firma OTP ti permette di far firmare i tuoi documenti da remoto in maniera semplice e sicura. In conformità alle normative AgID, eIDAS e GDPR. Protegge i tuoi documenti con un’autenticazione forte dei firmatari tramite l’invio di un codice OTP.

FEQ – Firma elettronica qualificata

Potresti utilizzare anche questa tipologia di firma, conosciuta come firma digitale. Questa si caratterizza per un sistema crittografico molto efficiente, che permette al firmatario di avere il massimo controllo delle operazioni. Usualmente vi è la necessità di utilizzare un dispositivo come una smart card oppure un token.

FEA – Firma elettronica avanzata

Con questo sistema avrai un contatto diretto con il firmatario, che dispone del controllo esclusivo dei dati elettronici. Per farti un esempio concreto, la firma elettronica avanzata puoi trovarla nel controllo ID online quando si identifica il firmatario. La tua azienda in questo caso concede al cliente la massima sicurezza informatica e la libertà di gestire nel miglior modo possibile i suoi dati personali.

Quale tipologia di firma elettronica scegliere per i documenti

Se il tuo interesse è scoprire come inserire firma immagine in PDF avrai sicuramente il dubbio di sapere su quale tipologia di firma puntare, vero?

Sebbene tu possa credere che utilizzare una FEA oppure una FEQ sia sempre la soluzione ideale, in realtà non è così. La gran parte dei documenti da firmare in una PMI possono essere gestiti tranquillamente con una firma elettronica semplice, garantendoti comunque tutti i benefici elencati in precedenza.

Ovviamente se le tue esigenze fossero quelle di garantire una maggiore sicurezza nelle operazioni contrattuali, allora potresti optare per una soluzione ibrida, a cui si aggiunge a FES e FEA un codice OTP, per esempio un SMS di conferma per i documenti.

Nel caso in cui i tuoi contratti fossero legati ad attività bancarie, allora è opportuno virare su una soluzione FEA, in questo caso vengono a presentarsi anche i documenti di identità ed è importante avere la massima garanzia.