Come confrontare due documenti Word
Come confrontare due documenti Word. Vediamo come funziona l’opzione Confronta di Word e quali sono le alternative per confrontare due file Word per metterne in evidenzia le differenze.
Se fai parte di un gruppo di lavoro o semplicemente stai mettendo mano alle diverse revisioni del tuo documento, è importante essere in grado di tenere traccia delle modifiche applicate. Il modo più semplice per confrontare due testi Word è visualizzarli fianco a fianco e scorrerli entrambi contemporaneamente.
Il programma di videoscrittura Microsoft semplifica il confronto delle modifiche tra due documenti, riga per riga attraverso lo strumento Confronta. Vediamo nel dettaglio come usarlo.
Come confrontare due documenti Word
Il primo passo per confrontare due file in Word è quello di aprire qualsiasi documento dal menu File (può essere uno di quelli che stai confrontando, un altro documento vuoto o semplicemente un progetto vuoto.) Fai clic sulla scheda Revisiona, nella parte superiore dello schermo, per aprire il menu della barra multifunzione, e clicca sul pulsante Confronta, al lato destro del menu.
Clicca nuovamente su Confronta, nel menu che appare, e quando vedrai la finestra Confronta documenti, seleziona i file che vuoi comparare. In Documento originale seleziona nel menu a tendina il documento di origine che vuoi comparare oppure scegli Sfoglia (va bene anche l’icona della cartella sulla destra) per caricarlo dal tuo computer . Stesso discorso vale per Documento revisionato, dove dovrai selezionare l’ultimo file in cui hai applicato le recenti modifiche.
In Contrassegna modifiche con, puoi impostare una nota per aiutarti a tenere traccia di quale differenza appartiene a quel documento. Nel mio caso ho messo “Dopo” poiché è l’ultima revisione del documento. Puoi aggiungere un solo tag al documento rivisto, è comunque possibile passare da un tag all’altro cliccando sull’icona a doppia freccia, collocata al centro della finestra..
Clicca sul pulsante Altro per visualizzare le opzioni avanzate. Alcune sono esplicative e abilitate per default. L’opzione Mostra modifiche, ad esempio mostra, attraverso le sotto opzioni A livello di carattere e A livello di parola, le singole modifiche per carattere (molto lento) o per parola.
Al termine premi sul pulsante OK. Word aprirà una selezione di riquadri in un unico documento. Da sinistra a destra, vedrai un elenco dettagliato di modifiche, una visione completa del documento Confrontato con segni rossi sul margine sinistro, ad indicare le modifiche, ed un doppio riquadro che mostra i documenti originali e revisionati impilati. Scorrendo con la rotella del mouse verso il basso, puoi visionare il contenuto di tutti e tre.
In alternativa puoi andare nel menu Revisione > Confronta > Mostra documenti di origine e scegliere la personalizzazione della visione dei documenti tra: Nascondi documenti di origine, Mostra originale, Mostra documento revisionato, Mostra entrambi.
Il Pannello Revisioni, sul lato sinistro, è sicuramente l’elemento più fondamentale della funzionalità Confronta. Mostra ogni cambiamento, ciò che è stato rimosso e ciò che è stato aggiunto, nell’ordine dall’alto verso il basso del documento. In questo modo potrai vedere le differenze nel testo e nella formattazione velocemente. Cliccando poi sulle voci Precedente e Successiva (collocate in alto) del Riquadro delle Revisioni, potrai vedere nell’immediato la posizione pertinente.
Una volta individuate le differenze, puoi cliccare col tasto destro del mouse sul testo pertinente nel riquadro centrale e cliccare su Accetta o Rifiuta (seguito dall’azione corrispondente), per mantenere o ripristinare la modifica. Nel menu Revisione, cliccando sull’icona Accetta puoi selezionare l’opzione Accetta tutte le revisioni, stesso discorso vale per l’icona Rifiuta.
Al termine puoi salvare il documento confrontato come un file separato per evitare che vada ad influire sugli altri documenti che stai visualizzando. Clicca su File > Salva con nome e salvalo come un qualsiasi altro documento Microsoft Word.
Attenzione: la funzione Confronta non è disponibile se uno dei due documenti è protetto da password o le sue modifiche sono protette in Word. È possibile modificare questa impostazione nei singoli documenti facendo clic su Revisione > Revisioni.
Come confrontare due documenti senza Word
Se hai due file.doc o .docx e non possiedi Word puoi confrontare due file con uno dei seguenti programmi.
Workshare Compare: Workshare Compare è uno strumento di confronto di documenti Word e PDF basati su testo. È disponibile per Windows a $ 145 con abbonamento di un anno. E’ disponibile anche una versione base $ 99 / anno che confronta solo i documenti di Word.
Docu-Proof Enterprise: Doc-Proof confronta file XML, Word, TXT e PDF. Permette di confrontare rapidamente font, dimensioni, cancellazioni, inserimenti, ortografia e posizione.
Araxis Merge: è un software di confronto di codice sorgente, pagine Web, XML, TXT, documenti Word ed Excel e file PDF e RTF. È disponibile per Windows e Mac OS X per $ 129 per la versione Standard e $ 269 per la versione Professional.
Altri articoli utili
Approfondimenti