10 programmi per smart working

Fabrizio Cannatelli

Scopri i migliori programmi per smart working. Ecco alcuni strumenti utili che ti aiuteranno a lavorare da casa nel miglior modo possibile.

Lavorare da casa può comportare distrazioni e perdita di produttività, anche quando è necessario utilizzare e passare tra più applicazioni e piattaforme software. Fortunatamente, oggi per lo smart working sono disponibili diverse app il cui scopo è quello di contribuire al miglioramento della produttività per garantire che individui e team possano lavorare in modo efficiente e veloce.

Le caratteristiche principali dei programmi per smart working si concentrano sulle comunicazioni e sulla gestione dei progetti, in modo che, indipendentemente da dove ti trovi, tu possa rimanere in contatto con il resto del tuo team e fornire gli ultimi aggiornamenti e le informazioni di cui tutti hanno bisogno.

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Migliori programmi per smart working

Esistono strumenti che sono in grado di migliorare la produttività e l’efficienza dei lavori da casa, semplificando le attività più complesse. Ecco quindi le migliori applicazioni per il lavoro online da casa, da considerare ed installare sul tuo computer o dispositivo mobile.

1. Skype

Miglior programma videochiamate gratuito.

Supporto multipiattaforma
Può essere utilizzato nel browser Web
Sottotitoli live
Limite di 50 partecipanti

Skype è un perfetto software per smart working ed è un nome molto familiare per i possessori di Windows. Questo strumento di videochat di Microsoft è spesso considerato poco più che un modo per tenersi in contatto con amici e familiari, ma se non lo sai supporta anche le videochiamate di gruppo per un massimo di 50 persone.

Può anche essere utilizzato in un browser, il che è ottimo per chattare con le persone senza l’app installata: infatti puoi semplicemente invitarli a partecipare utilizzando il loro indirizzo e-mail.

Esiste un’opzione di condivisione dello schermo e per semplificare la messa a fuoco su chi stai parlando, c’è la possibilità di sfocare automaticamente gli sfondi. Altre utili funzioni includono la sottotitolazione live delle conversazioni e la possibilità di registrare le chat.

Se devi organizzare videoconferenze che coinvolgono più persone, Skype for Business è un aggiornamento a pagamento. Con un basso costo mensile per utente, ottieni supporto per le chat con un massimo di 250 partecipanti, l’integrazione di Office e opzioni di sicurezza più efficaci.

2. Office 365

La migliore suite di produttività per ufficio.

Leader del mercato
Strumenti essenziali per l’ufficio
Basato su cloud

Microsoft Office è probabilmente tra i migliori programmi per smart working a cui viene subito da pensare quando si tratta di suite di produttività per ufficio, grazie anche alla sua ultima fatica: Office 365 basato su cloud.

Office è diventato un vero leader per quel che riguarda il mercato della produttività, grazie anche alle tante applicazioni messe a disposizione a lavoratori e studenti. Word, Excel, Powerpoint e Outlook e che formano i programmi principali della piattaforma. Essi sono in grado di coprire tutte le attività essenziali per l’ufficio: documenti, fogli di calcolo, presentazioni ed e-mail,. Inoltre, OneDrive offre un solido backup online per proteggere i tuoi file.

Sebbene esistano alternative a Microsoft Office, la maggior parte dei concorrenti tenta di mettersi al passo con Microsoft anziché fornire nuove funzionalità innovative, e MS Office rimane ancora la suite per ufficio con la gamma più completa di funzionalità. E anche se utilizzerai una di queste alternative, è probabile che lavorerai con formati di documenti creati appositamente per MS Office e gestirai i dati di clienti e fornitori che utilizzano la piattaforma MS Office.

Per utilizzare da casa Office 365, l’azienda dovrebbe metterti a disposizione una licenza e scaricare il client sul tuo PC.

3. G Suite

La migliore suite per produrre anche da dispositivo mobile.

Alto livello di sicurezza
App di archiviazione cloud gratuite
Adatto alle piccole imprese
Le app non reggono il confronto con quelle di MS Office
Non funziona offline

G Suite è alimentata dal cloud di Google. Questo pacchetto SaaS completo include una gamma di strumenti di produttività e collaborazione. Mentre le applicazioni di Google non sono così diffuse come quelle create da Microsoft, G Suite include elaborazione testi, contabilità, presentazione basata su cloud e molto altro. Le funzionalità di sicurezza sono anche rigorose poiché G Suite utilizza la stessa infrastruttura cloud di Google.

A differenza della limitazione dello spazio di archiviazione di 1 TB di Office 365, G Suite offre spazio di archiviazione cloud illimitato per piani aziendali e per le agenzie che includono cinque o più utenti. Questo può essere un vantaggio significativo per le grandi aziende, le agenzie di servizi creativi o le organizzazioni dei media con ampie esigenze di archiviazione dei dati. G Suite offre inoltre una perfetta integrazione con le sue applicazioni per conferenze, incluse chiamate locali gratuite tramite Google Hangouts e Google Voice.

Con Google G Suite puoi sfruttare gli strumenti come: Gmail, Google Drive, Google Documenti, Fogli, Presentazioni e Hangouts. Tuttavia, le applicazioni Microsoft sono ancora molto più popolari negli ambienti aziendali in cui i PC sono l’elemento più utilizzato. Durante la migrazione al cloud, alcune aziende potrebbero non essere disposte a investire in formazione e supporto per le app di Google. Inoltre G Suite non ha app desktop comparabili che puoi utilizzare sul tuo computer, il che rende più difficile mantenere la produttività quando sei offline.

Questo può essere uno svantaggio significativo per alcune aziende con viaggi frequenti o riunioni in aree con accesso a Internet limitato. Mentre lo spazio di archiviazione di G Suite è migliore quando ci sono più di cinque utenti nell’ambito del piano Enterprise, i singoli utenti sono limitati a 30 GB anziché allo standard 1 TB disponibile da Office 365.

Per lavorare da casa con G Suite, l’azienda dovrebbe fornirti una licenza che può essere Business o Enterprise.

4. Bitrix24

Tra i migliori programmi per smart working qui troviamo potenti strumenti aziendali.

Ampia gamma di strumenti
CRM capace con report dettagliati
Conto gratuito generoso

Bitrix24 offre una vasta suite di potenti strumenti aziendali: collaborazione, messaggistica istantanea, telefonia, gestione dei progetti, gestione dei documenti, pianificazione, gestione dei dipendenti e altro ancora.

Se preferisci mantenere le cose semplici, puoi concentrarti sull’eccellente CRM (Customer Relationship Management), un sistema capace di migliorare il tuo processo di gestione con i clienti. Contatti e comunicazioni vengono registrati, lead assegnati ai responsabili delle vendite, e-mail inviate, chiamate registrate, preventivi e fatture emesse. Rapporti dettagliati ti tengono aggiornato e l’accesso è conveniente tramite l’app mobile.

L’account gratuito offerto da Bitrix24 supporta 12 utenti e include 5 GB di spazio di archiviazione, ma se hai bisogno di più, l’account Plus offre più funzionalità a un massimo di 6 utenti e fornisce 50 GB di spazio di archiviazione online a 48 euro al mese per tutti gli utenti.

Nel complesso, Bitrix24 presenta una potente suite di strumenti particolarmente utile per le piccole imprese e le start-up per aiutarle a svilupparsi e crescere attraverso una migliore produttività, il tutto in un’unica piattaforma.

5. TeamViewer

La migliore app gratuita per la connessione da remoto.

Potenti funzionalità di accesso remoto
Straordinarie costolette di collaborazione
App mobili raffinate

TeamViewer è uno strumento incredibilmente potente per uso privato che consente di accedere e utilizzare i dispositivi remoti come se fossi seduto di fronte a loro.

Tra i programmi per smart working più utili, con questo tool puoi tenere riunioni Web con audio, video e chat di testo, una lavagna, la condivisione di file e molto altro ancora. È possibile collaborare con un massimo di 300 persone contemporaneamente e le riunioni possono anche essere registrate per riferimento in un secondo momento.

Non si tratta solo di desktop. L’ultima versione di TeamViewer consente la condivisione dello schermo su dispositivi iOS, qualcosa che non otterrai da nessun’altra parte e l’app Android aggiornata di TeamViewer ora dispone di un accesso con un clic e ha ridotto l’utilizzo dei dati dell’80%.

Qualunque dispositivo tu stia utilizzando, la nuova interfaccia a finestra singola semplifica e rende più intuitive le operazioni e puoi controllare il tuo dispositivo, trasferire file e generalmente fare quello che vuoi senza il minimo fastidio.

6. Evernote

Uno strumento indispensabile per organizzare pensieri e idee

Enorme varietà di note supportate
Potenti funzionalità di sincronizzazione
Strumenti di ricerca intelligenti

Sia che si tratti di un elenco di cose da fare o di un lungo saggio Evernote interviene aggiungendoli al tuo spazio di lavoro. Puoi prendere foto, schermate, collegamenti, pezzi interessanti di un articolo web – tutto ciò che può aiutarti con i tuoi progetti attuali.

Ogni nota può avere un ‘promemoria’ allegato e gli strumenti di ricerca intelligenti setacciano tutto ciò che hai raccolto per trovare i dettagli di cui hai bisogno.

Puoi fare tutto questo con la versione free di Evernote ma esistono anche alcune opzioni premium. Il piano aziendale Evernote include Spaces, ad esempio, un modo per organizzare le note in raccolte separate, ognuna delle quali può essere utilizzata dai singoli team, mentre Space Directory consente di tenere traccia di ciò che sta accadendo in tutta l’azienda. Con la versione Premium a 6,99 euro al mese puoi organizzare tutto mentre quella più avanzata, chiamata Business, consente di riunire il tuo team al prezzo di 13,99 euro per utente al mese.

7. Trello

Copre tutto, dalle semplici liste di cose da fare alla gestione dei progetti.

Facile da usare
Integrazione con numerosi servizi di terze parti
Potenti strumenti di collaborazione

Trello è il miglior software gestionale progettato in modo intelligente e popolare per la gestione, l’organizzazione e la condivisione di tutto, dalle semplici cose da fare alle principali attività di gestione di un progetto.

Iniziare è facile dato che con Trello puoi trascinare le carte su una tavola. Le carte possono rappresentare le singole attività, con priorità e scadenze allegate. Ma possono anche essere liste di controllo più sostanziali, con file e immagini allegati, contenenti collegamenti ipertestuali per puntare altrove.

C’è un’intera libreria di power-up, schede personalizzate che ti consentono di integrare una serie di servizi di terze parti nel tuo flusso di lavoro: Box, Evernote, GIPHY, GitHub, Hangouts, Join.me, Mailchimp, OneDrive, Salesforce, Slack, SmartDraw, SurveyMonkey, Twitter, ZenDesk e altro.

Trello ha molti strumenti di collaborazione per aiutarti a gestire i tuoi progetti e una serie di funzioni ingegnose per assicurarti che sia facile da usare.

La versione base è gratuita, mentre quella business class con più funzionalità è disponibile a 9,99 dollari per utente al mese.

8. Pocket

Questa elegante app tiene traccia di tutto ciò che trovi sul Web.

Può archiviare contenuti per la visualizzazione offline
Salva direttamente da una serie di fonti
La versione gratuita ha annunci

Pocket funge da spazio di archiviazione centrale per contenere articoli, video e altri contenuti per una facile visualizzazione in seguito. Non si tratta solo di collegamenti, perché con Pocket può scaricare contenuti per il consumo offline – e se le tue scelte sono interessanti, puoi anche inviarle al Pocket di un altro utente o condividerle direttamente tramite i social media.

Il salvataggio è più semplice di quanto ti aspetti. Pocket non è solo un servizio basato su browser: puoi salvare direttamente da Twitter, Flipboard, Pulse e altre 1.500 app.

La versione gratuita di Pocket funziona bene, ma la versione Premium va oltre facendo sparire i fastidiosi annunci e rendendo i tuoi contenuti una risorsa permanente. Il prezzo è di 39,99 euro all’anno.

9. LastPass

Il miglior gestore di password.

Soluzione semplice a un problema complesso
Richiama le password su tutti i tuoi dispositivi
Riempimento moduli e altri extra

LastPass è uno dei migliori gestori di password in circolazione. Può generare rapidamente password sicure e sicure, quindi salvarle in un deposito crittografato. Le tue ultime password sono immediatamente disponibili su tutti i tuoi dispositivi, quindi qualunque cosa tu stia utilizzando, LastPass ti permetterà di accedere automaticamente con un semplice tocco.

Questo è solo l’inizio. LastPass consente molto altro, ad esempio puoi inserire automaticamente i dettagli di pagamento e spedizione in un negozio online oppure includere la condivisione semplice e sicura delle password con altri servizi, senza dover inviare le credenziali in un file di testo non sicuro.

Le app per Android, iOS, Windows e Mac si combinano con una serie di componenti aggiuntivi del browser per assicurarti di poter utilizzare LastPass su quasi tutti i dispositivi. Tutte le basi sono disponibili gratuitamente, ma il piano Premium aggiunge opzioni multi-fattore, condivisione password più versatile, 1 GB di spazio di archiviazione cloud crittografato e altro, per 2,67 euro al mese per un anno.

C’è anche una nuova opzione per la famiglia per gestire tutte le password di famiglia in un unico spazio. La nuova opzione LastPass Family è disponibile 3,56 euro al mese.

10. Join.Me

La migliore app per organizzare facilmente riunioni.

Non è necessario installare nulla
Le riunioni possono essere registrate
Condivisione dello schermo e altre funzionalità intelligenti

Esistono molti modi per organizzare una riunione virtuale, ma a volte il processo può essere più complicato di quanto si pensi. I partecipanti potrebbero dover utilizzare lo stesso software, ad esempio, o essere tutti registrati allo stesso servizio e anche in questo caso non otterrai sempre la funzionalità di cui hai bisogno.

L’attenzione di Join.me alla facilità d’uso rende semplice iniziare. Chiunque può ospitare una riunione in uno o due clic o unirsi inserendo un codice nel proprio browser Web, senza dover scaricare o installare nulla.

Le riunioni possono essere programmate e registrate, il supporto audio consente ai partecipanti di chiamare o utilizzare il microfono e gli altoparlanti del proprio dispositivo ed è facile trasmettere e condividere lo schermo per presentare idee e collaborare con altri.

Puoi sfruttare plug-in che consentono la pianificazione e l’avvio di riunioni direttamente da Office o Chrome e app iOS e Android che garantiscono la partecipazione a meeting ovunque tu sia.

Puoi creare un URL join.me personalizzato gratuitamente ma per sfruttare le varie funzionalità i prezzi partono da 9 euro al mese per riunioni fino a 5 persone e 17 euro al mese per un account Pro fornito con più partecipanti, streaming webcam, registrazione e archiviazione nel cloud. Il piano aziendale a 24 euro al mese consente volumi più grandi e funzionalità di sicurezza extra.

Altri programmi per smart working

Di seguito altri utili software smart working per completare il tuo ufficio virtuale e lavorare sia con Windows 10 che con Mac.

Buffer è un potente strumento di gestione dei social media per creare, pianificare e tenere traccia delle prestazioni di tutti i tuoi post sui social media. Puoi impostare date e orari di pubblicazione diversi per ciascuno dei tuoi account Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, Pinterest e altri. Buffer può essere utilizzato gratuitamente per un singolo utente con 3 account di social media, aumenta fino a $ 12 al mese per 8 account e fino a 100 post programmati, con livelli più costosi per volumi di gestione più grandi.

Slack è un’importante piattaforma di comunicazione per la collaborazione in team e numerosi strumenti esistenti per la produttività o la gestione di progetti. E’ stato un vero pioniere in termini di aspetto, design e funzionalità.

Monday.com offre comunicazioni di gruppo e collaborazione per lavorare su progetti. L’interfaccia è pulita e semplice, ma ci sono molte funzioni che la rendono elegante e facile da sfruttare. Le integrazioni includono Slack, Dropbox, Google Drive ed Excel. Il prezzo parte da $ 25 al mese per 5 utenti ed aumenta in base al numero di funzioni o al numero di utenti richiesti.

Discord può sembrare più un’app di chat per gamers, ma è uno strumento sorprendentemente potente che consente messaggi, chiamate vocali e videoconferenze. Inoltre è gratuito. Sono disponibili versioni sia mobili che desktop e, sebbene non sembri uno strumento professionale, consente videoconferenze facili, semplici ed economiche con persone di tutto il mondo, senza dover investire in hardware costosi con piani di abbonamento.

Zoho Cliq è una piattaforma di comunicazione di gruppo per la collaborazione e la produttività aziendale, include anche la videoconferenza come funzionalità nella sua versione gratuita. Si integra con altri interessanti programmi per smart working come Zoho, ma anche con Mailchimp, Zendesk, Trello e Dropbox. La versione illimitata a pagamento include alcune funzionalità extra ed è disponibile per circa $ 3 al mese.