Conservazione documenti: cosa cambia grazie all’archiviazione digitale?

Le innovazioni tecnologiche che hanno caratterizzato gli ultimi stanno cambiando radicalmente alcuni aspetti legati all’organizzazione dell’attività professionale.

Tra i processi che si stanno evolvendo maggiormente grazie alla digitalizzazione è possibile annoverare la conservazione dei documenti, con le aziende che scelgono di affidarsi a sistemi di gestione dei documenti che possono beneficiare di importanti vantaggi: dalla riduzione dei costi operativi, passando per la liberazione di spazio all’ottimizzazione dei processi all’interno della propria realtà professionale.

In più, è bene tenere conto del fatto che notevoli spinte verso questo nuovo modo di lavorare arrivano anche da altri cambiamenti che stanno interessando il mondo professionale. Per esempio, l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica è solo una delle numerose trasformazioni che stanno avendo un impatto enorme sul mondo del lavoro e di cui non si può non tenere conto.

Senza contare quei casi in cui proprio l’archiviazione digitale risulta essere una pratica obbligatoria per legge, come succede ad esempio quando si devono conservare documenti o dati che potrebbero essere oggetto di controllo o di contenzioso.

Come favorire l’archiviazione digitale

Per accelerare il processo di digital transformation nella pratica di conservazione dei documenti è necessario avvalersi di appositi software sviluppati da realtà di riferimento del settore.

Tra i sistemi per l’archiviazione digitale più interessanti del momento è possibile annoverare TeamSystem Archive, una soluzione sviluppata con l’obiettivo di soddisfare le necessità dei più diversi ambiti professionali.

Grazie a questo software, infatti, è possibile conservare ogni genere di documento nel pieno rispetto della normativa vigente. Dai messaggi PEC ai bilanci, passando per registri, fatture elettroniche, DDT, LUL, contratti e ogni sorta di documento contenente dati sensibili, può essere archiviato in modo semplice e veloce, senza doversi più preoccupare di nulla.

Per quanto riguarda queste tipologie di documenti così importanti, infatti, la legislatura prevede che si rispetti la cosiddetta “Conservazione Digitale a norma“, ovvero la modalità con la quale i contenuti digitali vengono archiviati rispettandone l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità.

Nel caso di TeamSystem Archive, il software prende in carico tutto l’iter di conservazione e garantisce che i documenti siano sempre accessibili e che rispettino la norma di legge. Essendo dotato di tecnologia in cloud, inoltre, è possibile accedere alle informazioni richieste in ogni momento, mentre il software si occupa anche di elaborare delle copie di backup.

Archiviazione digitale: quali realtà vi possono ricorrere?

L’archiviazione digitale può portare vantaggi tanto ad aziende e startup quanto ai titolari di attività professionali.

Anche gli studi di commercialisti possono sfruttare quest’opportunità e integrare un software di questo tipo nel loro flusso di lavoro. La spinta all’innovazione tecnologica, del resto, è pressante in tantissimi settori, e anche quello contabile non ne è esente: grazie all’archiviazione digitale si potranno abbandonare le copie cartacee dei documenti e mantenere fluida la comunicazione con i clienti e enti fiscali.

Altrettanti benefici possono essere riscontrati all’interno degli studi legali, dove è molto facile arrivare ad accumulare un’ingente quantità di carta, fascicoli di varia natura e pile di documenti che vanno conservati e consultati all’occorrenza.

Scegliendo di dotarsi di un sistema di archiviazione digitale professionale, i documenti conservati avranno piena validità legale e potranno essere reperiti attraverso una ricerca intuitiva e semplice.

Il software TeamSystem Archive, per esempio, è accreditato presso Agenzia per l’Italia Digitale e detiene le certificazioni ISO 27001 e ISO 9001, in modo da garantire sempre un elevato standard di sicurezza e affidabilità.

Fabrizio Cannatelli

Autore e Founder di Informarea, sono un appassionato di informatica e tecnologia da sempre. La voglia di comunicare e di condividere sul Web le mie curiosità e le mie conoscenze, mi ha spinto a lanciarmi nel progetto di questo sito. Nato un po' per gioco e un po' per passione, oggi è diventato una grande realtà.

Fabrizio Cannatelli