Come si usa Microsoft Teams per gestire il lavoro a distanza

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Microsoft Teams è la soluzione per chi ha bisogno di gestire il lavoro e la didattica a distanza, è molto più di una semplice piattaforma di messaggistica istantanea e di videoconferenza, in quanto, permette di collegare le persone negli spazi comuni chiamati teams, e condividere le informazioni.

In questo Microsoft teams tutorials, faremo una panoramica sul software e sulle diverse funzionalità e strumenti disponibili per organizzare al meglio il proprio gruppo di lavoro a distanza.

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Indice

Come funziona Microsoft Teams

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Microsoft Teams è una piattaforma pensata per chattare ed effettuare videoconferenze, (infatti è considerato anche uno dei migliori programmi per videochiamare), ideata con lo scopo di semplificare il lavoro di gruppo e mettere in contatto i dipendenti che lavorano negli uffici di grandi e piccole aziende, creando un’organizzazione a distanza funzionale basata sulla comunicazione e la condivisione dei documenti.

Teams si integra con gli altri prodotti Microsoft, come la suite Office, Outlook, OneDrive, SharePoint, Skype e OneNote.

L’accesso a Microsoft Teams è gratuito utilizzando un account Microsoft, ma sono disponibili anche dei piani di sottoscrizione a pagamento. La versione gratuita rende disponibili moltissime funzionalità, mentre quelle a pagamento, a seconda del piano scelto, introducono ulteriori strumenti e possibilità, connesse soprattutto all’offerta Microsoft 365.

I piani di abbonamento Microsoft Teams

1. Piano Base – Gratuito

Funzionalità disponibili: chiamate e videochiamate online, condivisione dello schermo, messaggi in chat illimitati, invio di allegati in chat fino a 2 GB per ogni utente, collaborazione su documenti di Office in Temas.

2. Piano Business Basic – Abbonamento Microsoft 365 Business Basic – Costo 4,20 euro + Iva al mese per ogni utente del team

Funzionalità disponibili: chiamate e videochiamate online, condivisione schermo, messaggi illimitati in chat, invio allegati in chat fino a 1TB per ogni utente, collaborazione su documenti di Office in Teams, riunioni pianificate con possibilità di registrarle, spazio di archiviazione personale, servizi aggiuntivi, autenticazione a due fattori, versione web di Word, Excel e PowerPoint.

3. Piano Business Standard – Abbonamento Microsoft 365 Business Standard 10,50 euro + Iva al mese per ogni utente del team

Funzionalità disponibili: tutte quelle della versione Business Basic, a cui vanno ad aggiungersi le versioni web e desktop di Word, Excel, PowerPoint, App aziendali tra cui Bookings, MilelQ e Invoicing.

Come scaricare Microsoft Teams

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Teams può essere utilizzato online, oppure scaricato sul PC con l’App desktop dedicata, sono disponibili anche le applicazioni per Android e iPhone.

L’app Web di Teams va bene per le funzionalità di base, ma per sfruttare a pieno il servizio, è consigliato scaricare e installare l’app desktop che, sia nella versione per Windows che in quella per Mac, permette di utilizzare la funzionalità per avviare le riunioni virtuali, la condivisione dello schermo e la lavagna.

È possibile scaricare Microsoft Teams dopo aver effettuato l’accesso al servizio online da questa pagina, utilizzando il proprio account Microsoft.

Come accedere a Microsoft teams

Se hai un account Microsoft personale puoi accedere a Teams e creare i teams e le riunioni. Se sei un dipendente di un’azienda accreditata con abbonamento ai servizi Microsoft, puoi usare le tue credenziali, mentre se sei uno studente, puoi utilizzare le credenziali del tuo istituto d’istruzione accreditato.

Dopo aver effettuato l’accesso puoi trovarti davanti a due possibilità: la ricezione tramite e-mail di un invito a partecipare a un team già esistente, in questo caso dovrai recuperare su Outlook il messaggio e cliccare sul link d’invito, oppure, in alternativa cliccare sull’icona viola dove è scritto Teams.

Ricorda che dopo aver fatto login, puoi anche scaricare l’app per desktop e iniziare ad usare Teams da PC, mentre, nel caso dello smartphone, puoi accedere tramite app Microsoft Teams, eseguendo il login con le credenziali dell’azienda o dell’istituto scolastico.

Come creare una riunione

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Per creare una riunione con Microsoft Teams, quindi, devi essere iscritto al programma Office 365 idoneo e usare Teams, ma devi anche avere l’autorizzazione per compiere certe operazioni, solitamente rilasciata da parte della persona incaricata dall’azienda o dall’istituto, a gestire le licenze.

Per avviare la riunione ci sono due opzioni: la calendarizzazione e l’avvio immediato. In entrambi i casi bisogna accedere alla scheda Calendario dai comandi posti a sinistra della finestra dell’app o del browser.

A questo punto puoi premere sul pulsante Riunione immediata e impostare alcune opzioni di base, tra cui il titolo della riunione, in alternativa, selezionare un giorno e pianificare la riunione.

Come mettere lo sfondo su Teams

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Durante la riunione è possibile impostare gli effetti audio e video, ma anche modificare lo sfondo, per farlo devi passare ai controlli riunione e selezionare Altre azioni > Mostra effetti di sfondo.

Seleziona Sfocatura per sfocare lo sfondo oppure, scegli una delle immagini disponibili per sostituirlo. È possibile anche caricare un’immagine personalizzata cliccando su Aggiungi nuovo e poi scegliere dal PC il file con estensione jpg, png o BMP. Prima di applicare il nuovo sfondo puoi vederne un’anteprima. In qualsiasi momento si possono disattivare gli effetti di sfondo, selezionando l’icona del divieto. Gli utenti che utilizzano Linux, per ora, non possono modificare gli sfondi delle riunioni.

Come vedere tutti i partecipanti su Teams

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Vuoi sapere come vedere tutti i partecipanti su Microsoft Teams? Iniziamo col dire che, in teoria non puoi vederli proprio tutti. Infatti, Teams ha delle limitazioni, accedendo da web e dalle app alle videochiamate collettive, si possono visualizzare solo un certo numero di partecipanti, seguendo il percorso Gestisci Team > Membri.

Utilizzando l’app desktop si possono vedere fino a un massimo di 9 partecipanti in contemporanea, i più attivi o quelli che puoi bloccare in alto; sulla versione Web si può vedere una persona alla volta.

Per la versione Web è comunque disponibile l’estensione Teams Carousel per Google Chrome e Microsoft Edge per vedere tutta la griglia dei partecipanti.

Come condividere lo schermo

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Puoi condividere lo schermo in Microsoft Teams mostrando il desktop, un’app specifica, una presentazione o un qualunque file durante una riunione.

Per farlo clicca su Condividi, poi seleziona i campi da condividere tra:

  • Desktop: permette di mostrare gli elementi dello schermo
  • Finestra: mostra un’app specifica
  • PowerPont: mostra una presentazione
  • Sfoglia: permette di cercare un file da mostrare

Dopo aver selezionato l’elemento da mostrare, questo risulta circondato da un bordo rosso. Puoi selezionare Interrompi condivisione per interrompere la visualizzazione dello schermo.

Come partecipare ad una riunione

teams come funziona

Puoi partecipare a una riunione di Microsoft Teams dal calendario, oppure, eseguendo l’accesso come Guest dal Web. Se vuoi partecipare dall’applicazione, scegli Calendario e seleziona Partecipa a una riunione in corso, scegli le impostazioni audio e video desiderate e poi conferma selezionando Partecipa Ora.

Per partecipare a una riunione Teams sul web, bisogna aprire il link all’interno della e-mail inviata come invito a prenderne parte, cliccando poi su Partecipa. Si possono anche usare il numero di telefono esterno e l’ID conferenza presenti nella posta elettronica per chiamare e partecipare.

Come partecipare come ospite

Con l’accesso guest, le persone esterne all’organizzazione possono accedere a team, documenti in canali, risorse, chat e applicazioni. Un guest è una persona che non è né un dipendente, né uno studente, né un membro dell’organizzazione e che non ha un account aziendale.

Utenti guest possono essere partner, fornitori e consulenti. L’ospite può essere aggiunto in Teams, basta avere un account aziendale, ovvero, un account di Azure Active Directory o un account di posta elettronica consumer come Outlook.com, Gmail.com, ect.

Come creare un team

teams come registrare

Se vuoi creare un team da zero, prima di tutto, devi cliccare su Team sulla parte sinistra dell’app, poi su Partecipa o Crea un Team, in fondo all’elenco dei team.

Cliccare su Crea e poi su Crea team da zero e poi scegli il tipo di team che può essere Privato (limitato a un gruppo specifico di persone) o Pubblico (una community a cui possono partecipare tutti).

Assegna un nome al team e aggiungi una descrizione facoltativa, poi concludi l’operazione cliccando su Crea.

Se sei un amministratore globale, sullo schermo avrai l’opzione Crea un team a livello di organizzazione, ideale per le situazioni in cui si vogliono aggiungere tutti i dipendenti dell’organizzazione in modo automatico.

A questo punto sei il proprietario del team, puoi invitare persone a partecipare e creare dei canali. È possibile creare più team, fino a 250 contemporaneamente per ogni account.

Come uscire da un team

Se vuoi uscire da un team, i passaggi da fare sono molto semplici: accedi al nome del team da desktop o da app Android o iOS e clicca sulla voce Altre opzioni (o icona con i tre pallini) e poi su Uscire dal team.

Ricorda che puoi abbandonare un team da solo, ma solo un amministratore può eliminarti da un’organizzazione o da un team a livello di organigramma.

Altre informazioni utili

  • Come registrare su Teams: per registrare una riunione su Teams occorre andare su Altre opzioni (icona con i tre puntini) > Avvia registrazione. Tutte le registrazioni delle riunioni verranno salvate in OneDrive e SharePoint.
  • Come cancellare chat su Teams: se hai scritto qualcosa nella chat e vuoi eliminarla devi andare al messaggio e selezionare Altre opzioni (icona con i puntini) > Elimina. Se il messaggio non viene eliminato allora prova a selezionare Formato e ad espandere la casella e quindi selezionare Elimina.
  • Come andare a capo su Teams: MAIUSC+INVIO ti consentirà di iniziare una nuova riga.
  • Come attivare microfono su Teams: seleziona Altre opzioni (icona con i puntini) > Mostra impostazioni dispositivo (icona con ingranaggio) nei controlli riunione. Seleziona le opzioni di altoparlante, microfono e videocamera desiderate.
  • Come aggiungere contatti su Teams: per visualizzare i contatti, occorre fare clic su Chiamate > Contatti. Cliccando su Contatti personali, è subito visibile un elenco in ordine alfabetico di tutti i contatti e una barra di ricerca che puoi utilizzare per trovare una persona in particolare. Se desideri aggiungere un nuovo contatto all’elenco, clicca su Aggiungi un contatto nella parte superiore dell’elenco.
  • Come aggiungere sfondo su Teams: qui trovi i tuoi sfondi Teams: %APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads. MAC: ~/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds. Per aggiungere nuovi sfondi vai su Altre opzioni (icona con i tre puntini) > Mostra effetti sfondo > + Aggiungi nuova, seleziona l’immagine dal tuo PC. L’immagine deve essere 1920 x 1080 pixel (larghezza x altezza).
  • Come bloccare una persona su Teams: Accedere alla chat del contatto che si vuole bloccare, premere sul  nome del contatto nella parte superiore della chat. Pigia su Blocca contatto.
  • Come usare blocco appunti Teams: su questo argomento puoi consultare la pagina su: Usare il blocco appunti di OneNote per la classe in Teams.
  • Come zoomare su Teams: per ingrandire o rimpicciolire una presentazione su Teams premi su CTRL+segno uguale (=) o CTRL+segno meno (-), o ancora su CTRL e rotellina del mouse (CTRL+0 per tornare allo stato iniziale). In alternativa puoi provare con Altre opzioni (icona con i puntini) > Focus. Servirà a mettere a fuoco i contenuti.
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Fabrizio Cannatelli

Fondatore di Informarea.it, è un appassionato di informatica. Ha lavorato per molti anni come Analista Programmatore presso varie aziende utilizzando diversi linguaggi di sviluppo, oggi svolge un lavoro completamente diverso ma la voglia di comunicare e di condividere con il web i suoi studi e le sue curiosità lo hanno spinto a far nascere questo blog non solo per esprimere e mostrare la passione per questo mondo, ma anche per confrontarsi con nuove esperienze di sviluppo.

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