Come condividere un documento Word online
Vuoi condividere un documento Word online ma non sai come fare? Devi sapere che condividere documenti nel lavoro o nel tempo libero è diventato oramai una priorità e Word permette di farlo in pochissimi passaggi.
Tutto quello che devi fare è continuare a leggere questa guida e metterti comodo perché cercherò di spiegarti come condividere un documento Word attraverso un paio di clic con il mouse o di tocchi sullo schermo se stai usando un dispositivo mobile.
Leggi anche: Eliminare pagina Word
Indice
Come condividere un documento Word online
Il sistema migliore per condividere un documento Word è di fare uso del cloud. Nello specifico puoi sfruttare OneDrive, il cloud di Microsoft. Registrando un account Microsoft, puoi ottenere gratuitamente uno spazio su OneDrive, che al momento offre 5 GB di spazio.
Salvato il file nel cloud, puoi scegliere a chi consentire l’accesso al documento e se consentirgli la sola lettura o anche di modificarlo. Se però vuoi tenere il documento sul disco fisso, puoi condividerlo direttamente da Word, spedendolo via email o via fax.
Come condividere un documento Word con OneDrive
Per condividere online un documento Word bisogna cliccare nel menu in alto su File e poi su Condividi. Clicca sulla destra su Invita Utenti o Condividi Persone (per le versioni di Word precedenti al 2013). Word ti informerà che devi salvare il documento nel cloud. Clicca su Salva nel cloud. Si aprirà la finestra Salva con nome. Clicca su OneDrive – Personale, quindi a destra fai doppio clic su OneDrive – Personale. Attendi qualche istante e il PC si connetterà al tuo spazio OneDrive online.
Scegli dove salvare il tuo documento Word, per esempio potresti creare una nuova cartella e dare un nome che sia per te facile da identificare. Nel tuo caso usa la cartella Documenti già presente su OneDrive. Selezionala e poi salva il documento clicando su Salva.
Chiudi il documento online e torna a quello presente sul tuo PC. Entra di nuovo nella scheda File, e nella colonna di sinistra clicca su Condividi. Ora puoi attivare la funzione Condividi con Persone o Invita Utenti. Ora sulla destra vedrai il pulsante Condividi con utenti o su Condividi. Cliccaci sopra ed entra nella sezione che ti permette di scegliere con chi condividere.
Sulla destra hai il modulo per condividere. In Invita persone puoi scrivere il nome del contatto con cui condividere e che deve essere presente nella tua rubrica di Outlook. Accanto a questo spazio c’è un’icona, cliccandoci sopra accederai alla rubrica di Outlook e potrai scegliere facilmente i nomi delle persone con le quali condividere il documento.
Un primo menu a tendina ti permetterà di scegliere se l’utente può modificare o soltanto leggere il documento. In basso, invece, vedrai un secondo menù a tendina che consente di condividere automaticamente le modifiche eseguite, di non condividere, o di essere informati prima di modificare un documento presente nel PC. Per terminare l’operazione clicca su Condividi.
Come condividere un documento Word via email
Oltre che con cloud, puoi condividere un documento Word anche inviandolo come allegato di una email. Con l’opzione Invia come allegato, Word apre il servizio di posta elettronica di default e un’email pronta all’invio. In allegato inserisce automaticamente il documento Word completato in formato docx o doc. Come oggetto inserisce il nome del file, ma naturalmente puoi modificarlo.
Dovrai solo inserire l’indirizzo email del destinatario o dei destinatari e l’eventuale testo dell’email.
Un’altra opzione di condivisione è con Invia collegamento. Si attiva solo se il file è salvato su OneDrive. L’email generata automaticamente conterrà il link al file salvato che potrà essere aperto dal destinatario con il browser, attraverso la versione online di Word.
Se hai l’esigenza di inviare il documento Word in formato PDF, puoi usare l’opzione Invia come PDF oppure Esporta > Crea documento PDF/XPS. E’ un’opzione identica a Invia come allegato, ma il file è direttamente convertito in formato PDF, mentre sul tuo PC il file resta nel formato con il quale hai deciso di salvarlo. La conversione automatica ti farà risparmiare molto tempo.
Invia come XPS oppure Esporta > Crea documento PDF/XPS è in pratica la versione PDF creata da Microsoft. Chiunque dovrebbe essere in grado di aprire un file XPS, ma conviene prima accertarsene con il destinatario. La funzione è identica a Invia come allegato.
Infine Invia come fax Internet, permette di inviare un documento redatto via fax. Dovrai essere abbonato ad un provider in grado di garantire questo tipo di servizio. Se non ce l’hai, puoi comunque cliccare su Invia come fax Internet, quindi nella finestra di avviso che si apre clicca su OK. Word ti mostrerà l’elenco di alcuni dei provider che offrono questo servizio.
