Come archiviare messaggi Outlook

Di default Outlook presenta alcune cartelle principali: quella della posta in arrivo, dove vengono raccolti i nuovi messaggi, quella della posta inviata, che contiene una copia dei messaggi spediti, da non confondere con la posta in uscita, dove, invece, si possono archiviare email di cui si desidera ritardare la spedizione.

Infine sono disponibili la cartella della posta eliminata e quella della posta indesiderata per i messaggi SPAM, phishing o junk mail.

Per mettere ordine è possibile creare delle cartelle, attraverso il menu File e scegliendo l’opzione Nuovo/Cartella, e delle sottocartelle.  A tal proposito Outlook permette di creare tali cartelle in cui suddividere le email e smistarle automaticamente in modo da archiviare i messaggi Outlook facilmente.

Se stai cercando una soluzione per organizzare i tuoi messaggi di posta e vuoi scoprire come archiviare messaggi Outlook allora devi assolutamente continuare a leggere questo articolo e capirai finalmente come mettere ordine nella gestione della tua posta elettronica e come trovarli in poco tempo.

Per archiviare email Outlook in una cartella appena creata devi prima di tutto aprire un’email tra quelle presenti nella posta in arrivo. Nella finestra di lettura dell’email , scegliere l’opzione Sposta nella cartella.

Nel menu a discesa sono elencate quelle disponibili, basta selezionare la cartella desiderata e il messaggio viene spostato nella nuova collocazione. La stessa procedura può essere fatta, direttamente nella cartella della posta in arrivo in questo modo: selezionare un messaggio; con il tasto destro del mouse, aprire il menu contestuale; scegliere l’opzione Sposta nella cartella. Sarà aperta una finestra di dialogo dove sono elencate le cartelle e le eventuali sottocartelle disponibili.

Per spostare con una sola operazione le email e archiviare i messaggi con Outlook in una stessa cartella in poco tempo, dal menu Strumenti, devi scegliere l’opzione Organizza. Apri poi la scheda Per cartelle. In questo modo è possibile selezionare più email e inviarle nella cartella desiderata, risparmiando tempo.

Puoi decidere di archiviare messaggi Outlook, stabilendo delle regole in modo tale che le email che rispondono a determinati criteri siano assegnate automaticamente ad una certa cartella. Stabilendo una regola, questa procedura sarà eseguita in modo automatico: clicca su Regole e avvisi.

Nella finestra di dialogo, premere il pulsante Nuova regola. Si apre così una procedura guidata. Devi prima di tutto selezionare il tipo di regola da impostare.

Se ad esempio vuoi inviare nella cartella “Informarea” tutti i messaggi ricevuti per Informarea , nel primo passaggio devi scegliere Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella. Nel secondo passaggio, fai clic su Inviato da utenti o liste di distribuzione; nella finestra di dialogo bisogna selezionare l’indirizzo di Informarea, se è presente nella lista di contatti visualizzata, oppure scriverlo per esteso nella casella Da->.

Proseguire con la creazione guidata premendo Avanti. Nel passo successivo selezionare eventuali altri criteri di cui vuoi tener conto e nel secondo passaggio, fare clic sul testo Sposta il messaggio nella cartella specificata.

Seleziona la cartella Informarea tra quelle della lista visualizzata.

Proseguendo nella creazione guidata, ti verrà chiesto se ci sono eccezioni di cui tener conto. Confermando le opzioni impostate, la procedura viene conclusa e la nuova regola diventerà attiva.

Ricorda che le regole possono essere modificate o rimosse con la stessa procedura utilizzata per la loro creazione.