Come funziona WhatsApp Business: guida completa

Vuoi sapere come funziona WhatsApp Business per aziende e professionisti? Ecco una guida completa su cos’è WhatsApp Business e come usarlo al meglio.

Le applicazioni di messaggistica istantanea sono diventate ormai uno strumento molto utile per privati e aziende nelle attività di tutti i giorni per inviare alleati, messaggi vocali e file. Per quanto l’impiego di un software di questo genere venga associato allo scambio di messaggi tramite chat con amici e parenti, in realtà, puoi utilizzarlo anche come soluzione dedicata nell’ambito aziendale.

Non è un caso che tantissime PMI (Piccole e Media Imprese) gestiscano parte della comunicazione tra dipendenti e fornitori con WhatsApp Business, ma cos’è e come funziona WhatsApp Business? Nelle prossime righe scoprirai come scaricare, installare e come passare a WhatsApp Business sul tuo dispositivo mobile Android o iOS.

Indice

Qual è la differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business

Hai sentito sicuramente parlare di WhatsApp, applicazione di messaggistica istantanea dedicata a coloro che desiderano inviare messaggi privati tramite un sistema peer-2-peer. Magari però, non sei a conoscenza del fatto che esista una versione alternativa di questo programma e vorresti sapere cosa significa account Business.

Quando utilizzi WhatsApp Business non fai altro che installare un’applicazione gratuita di messaggistica istantanea, sviluppata per iOS e Android, dedicata principalmente alle aziende di piccole dimensioni.

Se WhatsApp standard è un programma sviluppato per inviare messaggi ad altri utenti, come amici e parenti, WhatsApp Business è un software ideato per comunicare in modo efficace con la tua clientela. Da un punto di vista prettamente grafico non troverai differenze tra le due versioni, l’interfaccia è pressoché identica, ma potrai beneficiare di alcune funzionalità aggiuntive pensate proprio per le aziende.

Le funzioni più interessanti sono:

• La programmazione di un messaggio di benvenuto.
• Una notifica di assenza in caso di irreperibilità.
• Una risposta automatica rapida personalizzata in base al cliente.

Oltre a tali strumenti potrai anche condividere e promuovere il tuo catalogo di prodotti creando una sezione dedicata nel tuo profilo principale.

Come passare da WhatsApp a WhatsApp Business

WhatsApp Business è quindi, la soluzione ideale se devi gestire i tuoi clienti o i tuoi dipendenti, poiché puoi comunicarci in modo professionale sfruttando messaggi e sezioni dedicate per le informazioni più importanti. Purtroppo, non puoi utilizzare sia WhatsApp standard che WhatsApp Business con lo stesso numero di telefono, poiché l’applicazione di Meta ti consente di associare un solo numero all’account creato inizialmente.

Fortunatamente il passaggio da una versione all’altra è estremamente semplice, ti basteranno pochi secondi per farlo e non dovrai versare alcun costo aggiuntivo. Nella condizione in cui desiderassi utilizzare di nuovo WhatsApp Standard, potresti farlo scaricando la versione tradizionale e inserendo il numero di riferimento per inviare e ricevere i messaggi come sempre.

Se desideri farlo con lo stesso numero, allora devi prima scaricare la versione Business e poi selezionare l’opzione per trasferire il tuo profilo. In un paragrafo dedicato vedremo come scaricare l’applicazione.

Installato il nuovo programma devi seguire le indicazioni a schermo, che ti notificheranno i passaggi da effettuare. Prima di tutto premi su Accetta e continua, per dare i consensi di utilizzo al programma, poi ti verrà chiesto di inserire il numero di telefono che desideri associare all’account per le aziende. Se stai effettuando l’operazione con lo smartphone in cui è presente il numero da utilizzare dovrai solo premere su Usa+numero di telefono.

Nel caso in cui volessi utilizzare un numero di telefono diverso da quello presente nel tuo smartphone, allora tappa su Usa un altro numero e inserisci quello desiderato. WhatsApp Business ti invierà un codice sul numero inserito che ti servirà per sbloccare l’account. Se non dovesse arrivare il codice premi su Chiamami per ricevere una chiamata che ti dirà a voce le cifre da inserire.

Terminata la verifica del numero ti comparirà a schermo il Profilo attività, in cui potrai creare Categorie attività e inserire ciò che desideri per promuovere la tua azienda e i servizi offerti.

Quanto costa l’account business su WhatsApp

Ti abbiamo già anticipato che scaricare dall’App Store/Play Store o creare un account business WhatsApp è completamente gratuito. Infatti, sia il download che l’accesso alle funzioni aggiuntive non sono soggetti a costi, potrai utilizzare tutte le nuove caratteristiche in modo semplice e veloce evitando ulteriori spese. Non è un caso che tantissime PMI si affidino a questa soluzione per velocizzare il loro modo di comunicare con la clientela e i fornitori svincolandosi da costi aggiuntivi come siti web e servizi di segreteria dedicati.

Anche il passaggio da WhatsApp Business a quello standard è gratuito, quindi, provandolo potresti riscontrare dei benefici rilevanti.

Download WhatsApp Business

A differenza di Facebook e Facebook Business, per utilizzare WhatsApp Business hai bisogno di un’applicazione dedicata, infatti, non potrai passare dal software standard a quello professionale direttamente.

Per avviare il download ti basterà cercare WhatsApp Business sul Play Store di Google oppure sull’App Store di Apple. Se vuoi velocizzare la ricerca ti basterà cliccare su iOS e Android per aprire il negozio digitale. Tappa su Scarica o Ottieni e attendi l’installazione sul tuo dispositivo.

Per i dispositivi senza Play Store, puoi scaricare WhatsApp Business dal sito ufficiale di APKMirror.

Puoi anche scaricare la versione WhatsApp Business Web, in questo caso clicca sul link dal tuo computer Mac o Windows. In alternativa puoi installare il client ufficiale di WhatsApp per Windows e macOS.

Come attivare WhatsApp Business con un numero fisso

Oltre alla creazione di un account Business basato sul numero di telefono del tuo cellulare, puoi pensare anche di impiegare il tuo numero fisso. Per farlo prima di tutto devi scaricare WhatsApp Business dal tuo negozio digitale, sia esso Apple o Google e durante il processo di registrazione, quando l’applicazione ti chiederà di inserire il numero di telefono, seleziona l’opzione Inserisci il numero di rete fissa.

WhatsApp in questo caso non potendo inviare un SMS per il codice di verifica, ti chiamerà con un bot al numero selezionato. La chiamata dura pochissimi secondi e ti enuncerà il codice da inserire per sbloccare l’applicazione. Al completamento della procedura scegli l’immagine di profilo e il nome aziendale.

Chi può usare WhatsApp Business

Con molta probabilità ti starai chiedendo quale sia l’utenza di riferimento per questa applicazione, oltre ovviamente alle aziende di piccole dimensioni. WhatsApp Business è uno strumento che nasce per migliorare la comunicazione tra aziende e clienti, ma si rivolge anche ai liberi professionisti che desiderano un approccio più professionale con i loro contatti. Nulla ti vieta di creare un profilo professionale per interfacciarti con i tuoi dipendenti o con i clienti che periodicamente hanno bisogno di te.

Se hai bisogno di funzioni aggiuntive, come le notifiche degli orari di apertura delle consulenze, o semplicemente per rispondere automaticamente quando non sei reperibile, WhatsApp Business è la soluzione ideale per non spendere nulla e offrire un servizio di qualità, utile a chi ti contatta.

Gli strumenti di Whatsapp Business

Ti abbiamo anticipato alcune delle funzioni che puoi sfruttare con la nuova versione per le aziende, ma entriamo più nel dettaglio per capire quelle che possono esserti più utili. Avvia l’applicazione e tappa su Impostazioni prima e Strumenti attività poi. Da qui si apriranno tutte le funzioni aggiuntive che puoi attivare per migliorare la tua comunicazione con i clienti. Le funzioni principale sono quattro: catalogo, link diretto, strumenti di messaggistica ed etichette.

• Nella sezione catalogo puoi condividere i servizi e i prodotti realizzando un elenco di ciò che intendi commercializzare. Puoi inserire il listino prezzi o immagini con allegati i costi dei prodotti, in questo caso il limite è la tua fantasia.
• Con lo strumento Link diretto invece puoi inserire degli URL che permettono ai clienti di contattarti in modo rapido ed efficace, stabilendo anche gli orari di lavoro canonici.
• La funzione strumenti di messaggistica invece ha il compito di creare conversazioni predefinite, come i messaggi di benvenuto o quelli di irreperibilità.
• Potrebbe tornarti utile anche la funzione Etichette, che consente di organizzare le tue chat con i clienti in base alle categorie. Immagina di dividere le etichette per nuovi clienti oppure ordini in arrivo, tutto diventa molto più veloce e pratico da gestire.

Cosa non puoi fare con WhatsApp Business

Come puoi immaginare, la natura gratuita di un’applicazione di questo genere ti vincola ad alcune limitazioni. Non è un caso che le aziende più importanti si affidino a software avanzati per la comunicazione con la clientela, investendo cifre sicuramente non trascurabili.

I limiti di WhatsApp Business sono principalmente quattro, vediamo quali sono per non riscontrare problematiche legali.

• Promozioni: con questa applicazione non puoi inviare promozioni ai tuoi clienti, essa ha lo scopo di migliorare la comunicazione e non ti promuovere offerte o servizi in modo diretto.
• Automazioni: oltre ai messaggi di assenza e di benvenuto non puoi inviare promemoria, auguri di compleanno, programmare notifiche o creare campi personalizzati per la clientela.
• Messaggi massivi: non puoi inviare lo stesso messaggio a più utenti. Se desideri inviare un singolo messaggio a più contatti dovrai creare una lista broadcast.
• Contatti: le informazioni dei contatti presenti in rubrica non possono essere tracciate.

Quanti numeri di telefono si possono avere con WhatsApp Business

Sebbene WhatsApp Business possa essere collegato sia a un numero fisso che mobile, avrai comunque l’incombenza di associare un solo numero. Avrai la possibilità di utilizzare 4 dispositivi nella versione Business, mentre si estendono a 10 in quella Business Premium più un link aziendale personalizzato.

Per passare a quest’ultimo profilo Business, ti basterà aprire WhatsApp Business e andare su Impostazioni > Premium e toccare INIZIA LA PROVA GRATUITA o ABBONATI > Abbonati. Tale funzionalità è disponibile solo per alcuni account Business.

I contatti che puoi gestire invece all’interno della tua rubrica digitale dipendono da come utilizzi il software. Infatti, se crei una lista broadcast non potrai inserire più di 256 contatti.

Come disattivare Whatsapp Business

Dopo aver sperimentato WhatsApp Business hai notato che le funzioni aggiuntive non sono indicate per la tua attività lavorativa? Allora puoi pensare di disattivare il tuo account business e di utilizzare quel numero per altri scopi.

Il procedimento per disattivare questa applicazione è molto semplice: avvia WhatsApp Business dal tuo smartphone e recati nelle Impostazioni. Da qui tappa sulla sezione denominata Account e nella schermata successiva premi su Elimina Account.

In base all’aggiornamento dell’applicazione potresti riscontrare due effetti diversi: cancellazione completa dell’account, ritorno all’account WhatsApp standard su quel numero di telefono. Nell’ultima versione disponibile, Meta eliminerà definitivamente l’account.

Per maggiori approfondimenti, ti lasciamo il sito ufficiale del Centro Assistenza WhatsApp Business con tutte le informazioni di cui hai bisogno sui WhatsApp Account Business. Troverai utili guide su come impostare un messaggio automatico, come inviare messaggi a più contatti e come creare un catalogo su WhatsApp Business.