Cos’è e come funziona la PEC – la Posta Elettronica Certificata

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La posta elettronica è uno strumento indispensabile nella nostra vita quotidiana ma non è riconosciuta a livello legale nelle comunicazioni tra cittadino e Pubblica Amministrazione. I motivi sono che i tre parametri, autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità, non vengono soddisfatti per determinare l’effettiva validità di un’email a termini di legge.

Ognuno di questi tre criteri, in un normale messaggio di posta elettronica, potrebbe essere messo in discussione; non è così per la PEC – Posta Elettronica Certificata che, invece, viene paragonata legalmente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.

PEC - Posta Elettronica Certificata

A cosa serve la PEC

Avere  un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è un enorme vantaggio. In primo luogo, possiamo comunicare direttamente con la Pubblica Amministrazione senza doverci recare presso gli uffici comunali, provinciali o regionali evitando di perdere tempo in lunghe file.

Qualsiasi comunicazione inviata tramite PEC a  un ufficio pubblico vanta la stessa validità della consegna a mano. Possiamo, quindi, inviare comunicazioni, richieste di informazioni, moduli, atti e altro. La PEC certificherà che: il messaggio è stato inviato da  un indirizzo che appartiene a una data persona e quindi soddisfa il requisito di autenticazione. Il testo, con i suoi allegati, non è più stato modificato dopo il suo invio, perciò risulta integro. L’email, inoltre, assume il requisito della confidenzialità e il canale, utilizzato per la trasmissione, garantisce l’assoluta sicurezza.

Il sito del Governo Italiano

Le diverse utilità della PEC

La PEC può avere utilità diverse: nel caso di un cittadino privato viene messa a disposizione gratuitamente dal servizio PostaCertificat@, www.postacertificata.gov.it, mentre per i professionisti è possibile sottoscriverla a pagamento con vari fornitori, tra cui Aruba. Non ci sono differenze a livello tecnico-legale ma solo per le possibilità di utilizzo.

La PEC offerta dal Governo funziona solo per le comunicazioni tra cittadino privato e Pubblica Amministrazione e non può essere usata tra singoli individui. Le caselle a pagamento messe a disposizione da Aruba, invece, possono essere usate sia per comunicare con gli uffici pubblici, sia con persone che dispongono di una PEC o di un indirizzo di posta elettronica tradizionale. In quest’ultimo caso sarà necessario abilitare la funzione comunicazione tra singoli individui.

Come Attivare la PEC

Per attivare una PEC dal sito del Governo, occorre innanzitutto inserire i nostri dati personali, là dove richiesti, e confermare con i riferimenti di un documento d’identità. Subito dopo dovremo recarci presso l’ufficio postale abilitato per perfezionare l’operazione di attivazione. Presentandoci con un documento e il foglio stampato che attesta la richiesta di attivazione della PEC, l’impiegato potrà confermare la nostra identità in modo incontrovertibile.

La PEC e l'ufficio Postale

I servizi gratuiti

Attivando la casella PEC da www.postacertificata.gov.it, avremo anche una serie di servizi aggiuntivi gratuiti. Uno di questi è il Fascicolo personale. Con questa funzione potremo archiviare online tutti i messaggi completi di allegati che abbiamo scambiato con gli uffici pubblici. Il Fascicolo consente di creare cartelle, estrarre i file allegati salvandoli nel nostro PC in formato ZIP, copiare e spostare i documenti e molto altro ancora. In questo modo ci ritroveremo un vero e proprio File Manager, simile a Risorse del Computer di Windows.

Un’altra funzione utile e gratuita, è Notifica Posta Elettronica.

Il viaggio della PEC in rete

1. Invio

E’ il primo passo nel processo di utilizzo della Posta Certificata. Il destinatario deve essere un indirizzo PEC della Pubblica Amministrazione, altrimenti l’email non verrà inoltrata. La componiamo come un tradizionale messaggio di posta elettronica e la spediamo nello stesso modo. Non ci sono procedure particolari in quanto è il sistema che certifica il nostro messaggio come autentico e proveniente da un indirizzo abilitato.

2. Accettazione

Dopo l’invio del messaggio certificato, otterremo la ricevuta di accettazione, che riporta data e ora, mittente e destinatario. Attesta che l’email è stata accettata dal sistema e inoltrata, e le verrà assegnato un numero identificativo.

3. Consegna

Subito dopo l’accettazione, ci arriverà la ricevuta di consegna. L’attestazione di avvenuta consegna corrisponde alla ricevuta di ritorno di una raccomandata postale. Testimonia, in termini di legge, che il messaggio è giunto a destinazione correttamente, soddisfacendo i requisiti di autenticazione, integrità e confidenzialità.

I servizi a pagamento

Oltre ai servizi gratuiti, esistono anche i servizi a pagamento come la Notifica SMS. Grazie a una serie di messaggi inviati a un numero di cellulare inserito in fase di registrazione, la nostra casella PEC ci avvertirà sullo stato di trasmissione e ricezione delle email. Sempre via SMS sarà possibile ricevere notifiche di promemoria per gli eventi che abbiamo inserito nel Calendario, altra funzione a pagamento.

Altro servizio a pagamento è la Firma Digitale, sottoscrivibile nel momento in cui ci rechiamo alle Poste per definire l’attivazione della PEC. Per eseguirla ci verrà fornito un kit specifico contenente un software utile a firmare digitalmente i documenti. La Firma Digitale consente di validare qualsiasi testo inviato, firmandoli con la stessa efficacia di un autografo e rendendoli illeggibili a chiunque non sia il destinatario dell’email attraverso un sistema di crittografia.

La Posta Elettronica messa a disposizione dal Governo Italiano

Colleghiamoci alla pagina www.postacertificata.gov.it e immettiamo le nostre credenziali di accesso. Facciamo clic su casella PostaCertificat@ sotto il menu Messaggi.

Entriamo nella nostra Webmail PEC, dove sono riepilogati i messaggi ricevuti. Nella barra superiore sono presenti i collegamenti alle varie funzioni. Scegliamo Fascicolo.

Nel Fascicolo possiamo creare cartelle, spostare e archiviare i messaggi ricevuti, cercare tra le email e molto altro. Abbiamo 1GB di spazio disponibile. Proseguiamo ora in Rubrica PA.

In Rubrica PA abbiamo a disposizione un motore di ricerca da sfruttare per trovare gli indirizzi PEC di tutti gli organi pubblici italiani. Basta inserire gli estremi e il gioco è fatto. 

Configuriamo la PEC con Outlook 2007

Per leggere i contenuti della nostra casella PEC è necessario creare un nuovo account su Outlook. Andiamo in Strumenti o File > Impostazioni Account e dalla scheda Posta Elettronica clicchiamo su Nuovo.Verifichiamo che sia spuntato Microsoft Exchange, Pop3, Imap o Http e procediamo con Avanti. Definiamo il nome, digitiamo il nostro indirizzo PEC in indirizzo di Posta elettronica e inseriamo la Password in Password e Conferma password.

Spuntiamo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e clicchiamo su Avanti due volte. Inseriamo Server posta in arrivo e Server posta in uscita, secondo i dati forniti dal gestore. Riportiamo in Nome utente, il nostro indirizzo PEC, in Password la nostra parola d’accesso e premiamo Altre Impostazioni.

Nella scheda Server della posta in uscita spuntiamo Il server della posta in uscita (SMPT) richiede l’autenticazione. Selezioniamo poi Impostazioni avanzate e spuntiamo Il server richiede una connessione crittografata (SSI). Inseriamo in Server di posta in arrivo (Pop3) il valore 995 e 465 in Server di posta in uscita (SMPT).

In Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente, selezioniamo SsI. Spuntiamo Lascia una copia dei messaggi sul server, premiamo Ok, Avanti, Fine e Chiudi per terminare. Proviamo ora l’account selezionando Invia/Ricevi, scegliamo l’indirizzo PEC e premiamo Posta in arrivo. Riceveremo così la posta certificata su Outlook.

Configuriamo la PEC con Mozilla Thunderbird

Apriamo Mozilla Thunderbird e nella pagina principale Cartelle locali, facciamo clic sulla voce Email, sotto il menu Crea un nuovo account. Nella scheda Impostazione account di posta, inseriamo il nostro nome e cognome, l’indirizzo email PEC con dominio@postacertificata.gov.it e la password rilasciata al momento della sottoscrizione al servizio. Una volta fatto, premiamo Continua.

Thunderbird proverà a reperire automaticamente i parametri necessari a configurare la casella PEC, ma non ci riuscirà. Per impostare i dati dobbiamo andare sotto Nome Server in Entrata e mettere IMAP,mail.postacertificata.gov.it con Porta 993. In Uscita inseriamo lo stesso Nome Server, ma con Porta 465. In Nome Utente scriviamo il nostro indirizzo PEC completo di dominio. Premiamo Riesaminare.

In Autenticazione scegliamo Password normale e non Password Cifrata, sia in entrata e sia in uscita, e premiamo Fatto. La nostra casella PEC verrà inserita nella colonna di sinistra tra gli altri account email che utilizziamo. D’ora in poi potremo inviare e ricevere email PEC da Thunderbird.

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Fabrizio Cannatelli

Fondatore di Informarea.it, è un appassionato di informatica. Ha lavorato per molti anni come Analista Programmatore presso varie aziende utilizzando diversi linguaggi di sviluppo, oggi svolge un lavoro completamente diverso ma la voglia di comunicare e di condividere con il web i suoi studi e le sue curiosità lo hanno spinto a far nascere questo blog non solo per esprimere e mostrare la passione per questo mondo, ma anche per confrontarsi con nuove esperienze di sviluppo.

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