Come fare fattura elettronica

Fabrizio Cannatelli

Come fare fattura elettronica gratis ed inviarla alla Pubblica Amministrazione oppure sfruttare DocFly Fatturazione PA, il servizio di Aruba a pagamento.

Per emettere ed inviare documenti alla Pubblica Amministrazione, aziende, ditte e liberi professionisti hanno dovuto adeguare la loro modalità di fatturazione alle direttive imposte dalla Finanziaria del 2008. Nello specifico non è più accettata alcuna forma di fattura se non quella elettronica certificata.

Si tratta di un metodo informatizzato che prevede l’invio del documento contabile attraverso specifiche precise. Purtroppo non basta creare un semplice file PDF, ma occorre qualche passaggio in più.

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Informazioni preliminari

Continua a leggere e mettiti comodo perché in questo tutorial ti spiegher come emettere una fattura elettronica in pochi e semplici passaggi. Scoprirai che gli attori nel processo di fatturazione elettronica sono tre:

Mittente o Fornitore.
Sistema di Interscambio (SDI).
Pubblica Amministrazione.

Cos’è una fattura elettronica

La fattura elettronica, fattura in formato digitale, è un documento in formato XML che segue una propria formattazione obbligatoria. Questo tipo di fattura garantisce l’autenticità del mittente e l’integrità, unita alla garanzia di mancata modifica o manomissione.

Questi elementi vengono formalizzati attraverso l’apposizione della firma digitale di chi emette il documento contabile. In parole povere, puoi definire la fattura elettronica come un’evoluzione del tradizionale sistema di fatturazione, che consente al mittente e ricevente di ottenere la sicurezza di un file protetto.

L’obbligo di fatturazione elettronica, in vigore dal 6 giugno 2014 per agenzie fiscali, ministeri, enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, è stato esteso a tutte le PA (Pubbliche Amministrazioni) dal 31 marzo 2015. Dal 1 luglio 2016 è stata introdotta per i contribuenti la possibilità di avere la fattura elettronica gratis beneficiando di un sistema, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, per le fatture elettroniche scambiate tra privati e per trasmettere e conservare le fatture stesse. La procedura è utilizzabile collegandosi sul sito dell’Agenzia delle Entrate o attraverso l’app, gratuitamente installabile su tutti i dispositivi mobili Android e iOS.

Per emettere una fattura elettronica, è obbligatorio che l’ufficio della Pubblica Amministrazione, cui vuoi fatturare, ti comunichi un codice univoco composto da una serie di numeri e lettere. Questo fattore è fondamentale per l’identificazione dell’intestatario. Una volta espletata la fattura con tutti i dati fiscali, è necessario firmarla digitalmente.

Ecco che entrerà in gioco il Servizio di Identificazione, anche conosciuto con l’acronimo di SDI. Si tratta di una piattaforma che fa da ponte tra mittente e destinatario e che si avvale di una particolare modalità di controllo che verifica la completezza dei dati in fattura, garantendone la correttezza. Una volta validato il tutto, compreso il codice univoco, sopra citato, lo SDI invia il documento fiscale all’ufficio della Pubblica Amministrazione corrispondente.

Per conoscere i dettagli che riguardano un determinato Ente della Pubblica Amministrazione, è possibile accedere all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, un elenco con motore di ricerca interno strutturato ed in grado di fornire diverse istanze. Puoi procedere per ordine alfabetico (indirizzo PEC dell’ufficio), per categoria, codice fiscale, tipo di servizio, area geografica e perfino tramite social network.

Come creare una fattura elettronica

Esistono due modi per creare una fattura elettronica e ottemperare agli obblighi imposti dalla Pubblica Amministrazione.

Il primo consiste nel dotarsi di un dispositivo per la firma digitale. Questa deve essere in una modalità accettata dal Sistema di Interscambio, quindi nei formati CAdES-BES e XAdES-BES. Nel primo caso, il file avrà un’estensione .xml.p7m, mentre nel secondo caso il tradizionale .xml. Una volta pronta la fattura firmata, potrà essere inviata via PEC allo SDI utilizzando l’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. In alternativa, puoi utilizzare il servizio Web dedicato che trovi a questo indirizzo. Qui dovrai autenticarti, attraverso le credenziali Entratel o Fisconline che ricevi direttamente, a un ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.

In alternativa puoi usare una CNS (Carta Nazionale dei Servizi) abilitata. Ci sono poi altri tre sistemi che richiedono un’infrastruttura di rete professionale e che sono indicati principalmente per le grandi aziende.

Costo fattura elettronica: per ogni fattura elettronica è dovuta l’imposta di bollo da versare con modello F24 in un’unica soluzione a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale. Se l’importo supera i 77,47 euro ed alla fattura non è stata applicata l’IVA, l’imposta di bollo è di 2 euro. Inoltre occorre riportare una dicitura di assolvimento dell’imposta di bollo.

Come inviare una fattura elettronica

Il modo più semplice per inviare una fattura elettronica ad una Pubblica Amministrazione è sfruttando specifici servizi a pagamento. Con 19,99 euro + IVA all’anno (pari a 24,99 euro), Aruba fornisce un’applicazione semplice e intuitiva, chiamata DocFly, che ti seguirà in tutto il tuo percorso di fatturazione elettronica, dalla creazione del documento fino all’invio, passando dalla conservazione a norma di legge.

DocFly Fatturazione PA non richiede l’installazione di alcun software ma la registrazione online al servizio. Permette infatti di effettuare l’upload di fatture in formato xml per poi consentire la firma e l’invio della fattura alla PA.

Per utilizzare DocFly bisogna essere in possesso di una casella PEC. Il sistema invia le notifiche riguardanti l’invio alla PA e lo stato della fattura sulla casella PEC. Nel caso in cui non sei in possesso di una casella PEC, puoi comunque richiederla ad Aruba in concomitanza all’ordine del servizio.

Leggi anche: Come configurare PEC su Gmail

La dimensione massima per fattura è di 2 MB ed è possibile inserire la marca da bollo virtuale. Inoltre le fatture inviate possono essere conservate con il servizio DocFly Conservazione Sostitutiva.

Per maggiori informazioni dai un’occhiata anche a: DocFly – Fatturazione Elettronica PA.

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