PMI: ecco come incrementare la produttività in ufficio

Lavorare in modo produttivo significa essere efficienti, ossia impiegare in modo funzionale il tempo dedicato all’attività lavorativa tenendo sempre in considerazione le necessità dei singoli dipendenti così da non creare condizioni di stress sia fisico che mentale.

Per le PMI si tratta di una priorità, infatti questo approccio consente di ottimizzare i costi e massimizzare il lavoro, un risultato ottenibile puntando su tecnologie aggiornate, sul benessere dei dipendenti e sulla corretta organizzazione degli uffici.

Di conseguenza, dalla scelta dei dispositivi elettronici più adatti alla corretta configurazione dello spazio lavorativo, esistono alcune azioni indispensabili per aumentare la produttività in ufficio.

Migliorare la produttività con una postazione di lavoro ergonomica ed efficiente

Per capire come incrementare la produttività ottimizzando la postazione di lavoro, è possibile seguire i diversi suggerimenti presenti nella sezione Ufficio di magazine.lyreco.it, portale di approfondimento di Lyreco, leader europeo nelle forniture di prodotti e soluzioni per l’ambiente di lavoro.

In particolare, un aspetto fondamentale per migliorare la vita dei dipendenti è l’ergonomia e l’efficienza della postazione lavorativa.

Una postazione ergonomica e confortevole aumenta il benessere dei lavoratori e di conseguenza anche la produttività, quindi non bisogna sottovalutare queste caratteristiche nella configurazione dell’ambiente di lavoro, motivo per cui è necessario considerare elementi come la scrivania e la sedia ma anche diverse periferiche.

A questo proposito, è importante scegliere un mouse ergonomico, in grado di garantire la massima comodità di chi lo usa e adattarsi perfettamente al singolo utilizzatore, considerando il tipo di attività da svolgere e le sue peculiarità.

Bisogna anche scegliere la stampante giusta per l’ufficio, valutando alcuni fattori come la compattezza del dispositivo in base allo spazio a disposizione, la connettività Wi-Fi e la presenza delle funzionalità scanner e fotocopiatrice per gestire qualsiasi esigenza documentale. Inoltre, la stampante deve avere un’interfaccia semplice e intuitiva da usare, prestando attenzione anche alla velocità di stampa per ottimizzare l’attività dell’ufficio.

Un dispositivo essenziale è anche il monitor del PC, considerando che si trascorrono circa 8 ore al giorno lavorando al computer e ogni dettaglio ne influenza la produttività. Un buon monitor per il PC dell’ufficio deve avere una diagonale di almeno 21 pollici, una tecnologia del pannello IPS e una risoluzione minima Full HD 1.920 × 1.080 pixel, possibilmente con finitura opaca antiriflesso per evitare i riflessi di luce che possono creare fastidi e compromettere la concentrazione.

Creare un ambiente di lavoro funzionale e confortevole

Per incrementare la produttività dell’ufficio, non solo la postazione di lavoro deve essere funzionale ed ergonomica, ma è importante configurare un ambiente lavorativo confortevole.

Per esempio, un aspetto da non trascurare è l’illuminazione dell’ufficio, posizionando le scrivanie in modo parallelo rispetto alle sorgenti luminose naturali e dotandole di lampade a LED con distribuzione della luce asimmetrica per evitare disturbi visivi.

È possibile inoltre preferire sorgenti luminose con funzionalità smart per il controllo remoto, in questo modo ogni collaboratore può impostare un’illuminazione personalizzata e diversificata in base ai vari momenti della giornata.

Scegliendo lampade a LED dimmerabili è possibile regolare l’intensità luminosa e la temperatura di colore in base alle proprie esigenze, migliorando il comfort e la funzionalità dell’ambiente di lavoro.

Di questi tempi bisogna anche supportare i dipendenti nelle attività di smart working, offrendo strumenti ottimali per favorire il lavoro a distanza e una perfetta collaborazione tra i dipendenti da remoto e quelli in sede.

Si tratta per esempio di apparecchi per le videoconferenze come i videoproiettori, ma anche di piattaforme cloud per la condivisione dei documenti e sistemi IT che consentono di ottimizzare il lavoro agile.

Per aumentare la concentrazione dei collaboratori è importante fornirgli cuffie e auricolari, scegliendo modelli di buona qualità, caratterizzati da un design ergonomico, al fine di isolare dai rumori esterni e migliorare la produttività.