Condivisione sicura dei documenti: perché le data room sono la soluzione migliore

Lo sviluppo tecnologico offre diverse opportunità alle aziende, ad esempio aiutandole a snellire il flusso di lavoro. Ogni fase della filiera produttiva beneficia delle innovazioni digitali. Grazie alla trasformazione tecnologica, infatti, è possibile condividere documenti in modo sicuro e rapido, velocizzando la collaborazione e riducendo i costi. Questi strumenti risultano particolarmente utili per le imprese che lavorano con l’estero e devono gestire differenti fusi orari e calendari festivi. Il passaggio verso l’industria 4.0 è ormai inevitabile per qualsiasi settore e la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale, anche in ottica di investimenti futuri.

Ricerche di mercato recenti mostrano come molte imprese continuino a spendere denaro in soluzioni poco utili, ad esempio software acquistati e poi non utilizzati correttamente, come accade spesso nel settore delle banche di investimento. Questi dati dimostrano quanto sia essenziale scegliere strumenti tecnologici adeguati. E tutto parte da una condivisione dei documenti sicura. Come? Attraverso le virtual data room, stanze virtuali progettate per supportare qualsiasi business.

Indice

Condivisione di documenti: dal cartaceo alle data room

È difficile immaginare un mondo senza tecnologia. Eppure è esistito. File e file di scaffali, mensole piene di raccoglitori ad anelli e fogli su fogli di dati, numeri e informazioni sensibili stipati in una stanza polverosa: questi erano gli archivi di imprese e istituzioni pubbliche. Spesso disorganizzati, costosi e soggetti a rischi come incendi, perdita documentale o muffa, gli archivi fisici sono diventati obsoleti quando la tecnologia ha fatto il suo debutto nel mondo del business tra la fine degli anni Ottanta e gli anni Novanta.

All’epoca, tuttavia, non si trattava ancora della digitalizzazione avanzata che conosciamo oggi, con strumenti come le data room. I primi PC hanno iniziato a diffondersi negli uffici solo dopo gli anni Novanta, e la condivisione dei documenti avveniva tramite floppy disk o allegati email, comunque esposti a rischio di furto o perdita. La rivoluzione digitale nella condivisione dei file è stata graduale: Dropbox è arrivata nel 2008 e Google Drive nel 2012, fino alle attuali piattaforme di gestione collaborativa, come Asana per il lavoro da remoto, e alle virtual data room, oggi considerate tra le soluzioni più sicure e strutturate.

Come condividere documenti con le data room

Queste stanze virtuali (anche chiamate VDR) rappresentano l’ultimo passo della digitalizzazione verso una condivisione e gestione dei documenti sicura ed efficiente. Si tratta di vere e proprie piattaforme digitali, al 100%, senza più bisogno di file cartacei che si perdono o si danneggiano. La sicurezza è fondamentale per i data room providers, che utilizzano crittografia avanzata per controllare gli utenti autorizzati ad accedere alla VDR.

Altro tema centrale è la cyber-sicurezza. Con le VDR, infatti, il rischio di attacchi informatici, come il ransomware, diminuisce in modo significativo. Questo perché le virtual data room sono progettate per essere altamente protette e garantire la sicurezza dei documenti. Non solo è possibile condividere file sensibili delle imprese, ma anche:

• Controllare quali utenti possono visualizzare i file;
• Controllare quali utenti possono modificare i documenti;
• Scegliere le autorizzazioni di chi può scaricare i file;
• Archiviare documenti in un luogo sicuro.

Per poter condividere documenti con le VDR basta selezionare gli utenti autorizzati ad accedere alle data room virtuali. Una volta ottenuto l’accesso, gli utenti potranno impostare un’autenticazione a due fattori, scegliendo non solo la loro password ma anche metodi di identificazione secondari come il numero di cellulare, una parola chiave o una passkey. Grazie a tutte queste funzioni, le VDR sono ideali per transazioni business delicate come le fusioni ed acquisizioni e per business di piccole e medie dimensioni come le aziende freelance di consulenza finanziaria.

L’incentivo per le aziende: demo e prove gratuite

Alcuni data room providers danno la possibilità di avere prove gratuite e demo della loro VDR. Così, è possibile capire se la piattaforma è quella giusta per il proprio business ed imparare ad usare tutti gli strumenti di condivisione e gestione dei documenti e dei file, senza spese aggiuntive.

Virtual data room: non solo condivisione di documenti

I data room providers offrono diverse funzioni e caratteristiche uniche, non solo la gestione dei file privati e sensibili. Tra le offerte extra ci sono:

• Traduzione dei documenti in tempo reale;
• Dati analitici utili alle transazioni in tempo reale;
• Firme elettroniche autorizzate;
• Possibilità di firmare e di condividere NDA senza il rischio di inviarli via email;
• Accesso e condivisione da tutti i dispositivi, inclusi gli smartphone;
• Visualizzazione di tutte le informazioni degli utenti che hanno accesso al documento per conoscere i loro dati come email e indirizzo IP.

Grazie alla virtual data room, i giorni degli archivi cartacei e fisici sono lontani. Sicure ed intuitive, le VDR sono la nuove frontiera della digitalizzazione.