Come Funziona Zoom: perché tutti lo stanno preferendo

Come funziona Zoom? Questa è una domanda che ti sarai posto almeno una volta durante la pandemia, sempre più piattaforme, scolastiche e lavorative si affidano alla comunicazione tramite questo software snello e funzionale, tra i migliori programmi per videochiamate in circolazione.

Non tutti però ne conoscono le reali potenzialità e sebbene non sia un’applicazione difficile da utilizzare, potrebbe non essere intuitivo per chi si approccia per la prima volta a questa tipologia di software. Nelle prossime righe ti indicheremo tutti i passaggi da eseguire per padroneggiare al meglio Zoom.

Indice

Ecco come funziona Zoom e quali funzionalità gli hanno permesso di superare Google Meet

Prima di inoltrarci nella spiegazione delle funzioni e di come interagire con Zoom, è importantissimo sottolineare quelle che sono le versioni disponibili che puoi utilizzare. Come per la gran parte delle applicazioni realizzate per comunicare con altri utenti, esiste una versione gratuita e più di una a pagamento. Nello specifico potrai scegliere tra i Piani tariffari: Basic, Pro, Business ed Enterprise.

• Basic: questo piano è completamente gratuito e ti permette di effettuare videochiamate illimitate fino a un massimo di 40 minuti, verso un unico utente o un singolo gruppo.
• Pro: al costo di 13,99 euro al mese (oppure 139,90 euro all’anno) puoi effettuare videochiamate con un massimo di 100 partecipanti nei gruppi e avere 1 Gb di spazio in cloud per le registrazioni delle videoconferenze.
• Business: a tutte le funzionalità della versione Pro si aggiunge la possibilità di avere fino a 300 partecipanti nelle videoconferenze. Il costo è di 18,99 euro al mese (oppure 189,90 euro all’anno).
• Enterprise: al costo di 18,59 al mese (oppure 223,20 euro all’anno) puoi beneficiare del piano tariffario Business e aggiungere fino a 500 persone nelle videochiamate di gruppo illimitate.

Per maggiori informazioni e approfondimenti, ti invito a leggere la pagina dei piani tariffari di Zoom.

Come funziona zoom su PC

Scopriamo come funziona Zoom Meeting su PC e soprattutto come scaricarlo ed installarlo step by step.

Se desideri scaricare Zoom su PC Windows devi recarti sul sito Web di Zoom e cliccare sul pulsante blu Scarica, collocato nella sezione Client Zoom per riunioni.

Al termine del download del file ZoomInstaller.exe cliccaci sopra due volte e avvia l’installazione di Zoom. In questa fase, se richiesto, acconsenti a Zoom di apportare modifiche al dispositivo.

Se possiedi un Mac il file che scaricherai sarà un .pkg.

Se tutto è andato a buon fine vedrai la schermata iniziale di Zoom.

Premi sul pulsante Entra in una riunione già esistente oppure premi su Accedi per accedere al tuo account e creare una nuova riunione. Nella pagina seguente inserisci la tua email e la tua password e poi premi su Accedi. Se non sei, invece, iscritto a Zoom, pigia, in basso, sul link Iscriviti.

Inserisci mese, giorno e anno di nascita e premi su Continua.

Inserisci il tuo indirizzo email e premi sul pulsante Iscriviti.  In alternativa puoi accedere con il tuo account Facebook o Google.

Riceverai un’email di conferma attivazione alla casella postale registrata. Apri l’email e clicca sul pulsante Attiva Account. Verrai reindirizzato verso una pagina di iscrizione dove inserire: Nome, Cognome. Password e Conferma password. Premi poi sul bottone Continua. Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare ed il gioco è fatto.

Cliccando in alto a destra, sull’icona dell’omino, e premendo sul tuo indirizzo email potrai visualizzare tutte le informazioni del tuo account, compreso l’ID riunione personale, utile per le riunioni istantanee.

Nella versione PC puoi modificare la risoluzione della camera. Recati nella sezione Impostazioni e premi su Video, poi su Camera e infine su aspect ratio, da qui potrai modificare risoluzione ed effetti.

Come usare Zoom su PC senza scaricarlo

Non hai voglia di scaricare il software sul tuo PC e sei un sostenitore del browser web? Allora puoi sfruttare la versione per browser di Zoom.

Per avere successo in questa missione devi però utilizzare il codice Meeting ID da 9 a 11 cifre che Zoom ti ha inviato nell’email di invito. Grazie a questo codice potrai accedere direttamente a Zoom senza passaggi ulteriori.

Nel caso invece volessi effettuare una chiamata, devi premere sul pulsante Iscriviti, E’ gratis oppure Entra in una riunione, se invece vuoi partecipare ad una call.

Come si usa Zoom sul cellulare

Una volta scelto il piano tariffario più adatto alle tue esigenze, puoi cominciare a utilizzare Zoom, ma da dove iniziare? Devi sapere che Zoom è disponibile anche sui sistemi operativi Android e iOS, Vediamo più nel dettaglio come approcciarti a questa applicazione e soprattutto come funziona Zoom su cellulare.

Android

Il primo passo è sempre quello di installare l’applicazione sul tuo smartphone, per farlo recati sul Play Store e digita nella barra di ricerca Zoom Meeting. Una volta comparso tra le possibilità di scelta premi sul pulsante Installa ed effettua il download prima e l’installazione dopo.

Apri l’app e ti ritroverai la scherma di iscrizione, senza registrazione non potrai accedere alle funzionalità della piattaforma. Tappa su Iscriviti e inserisci: la data di nascita e nella schermata successiva Email, Nome, Cognome e subito dopo premi su Iscriviti.

Riceverai un’e-mail di conferma dove dovrai necessariamente premere sul pulsante arancione Attiva account al suo interno e terminare la verifica dell’account. Ti si aprirà una pagina dove dovrai digitare: Nome, Cognome, Password e Conferma Password. Dai conferma premendo su Continua e se vuoi iniziare una riunione inserisci gli indirizzi email delle persone da coinvolgere e premi su Invita. In caso contrario premi su Ignora questo passaggio.

Apri l’app Zoom Meeting e premi su Accedi. Inserisci il tuo indirizzo e-mail e la password e una volta dentro premi in alto su Entra. Inserisci un nome link personale nel campo ID riunione e nella sezione Opzione di Entrata specifica se vuoi attivare o meno audio e video. Pigia sul pulsante Entra.

Se invece vuoi organizzare tu una nuova riunione, premi in alto su Nuova riunione e poi sul pulsante Avvia riunione. Dai il consenso per il Video attivo e per utilizzare il tuo ID della riunione personale.

Ora hai ufficialmente avviato una riunione, ma hai bisogno di comunicare con qualcuno. Per invitare altre persone premi, in basso, su Partecipanti, comparirà a schermo facendo tap sullo schermo. Seleziona la voce Invita e poi su Copia il link di invito per inoltrarlo con WhatsApp, Telegram o altre applicazioni al tuo amico o conoscente.

Una volta che il tuo contatto avrà ricevuto l’invito potrà accettare e accedere alla riunione che avevi aperto poco prima, quindi non chiuderla. Da qui comparirà, oltre il tuo amico in video, anche la funzione Attiva/disattiva audio e quella per attivare e disattivare il video. Premendoci sopra darai il consenso di farti vedere o di farti sentire.

Nella schermata principale è possibile toccare il pulsante Aggiungi contatti per iniziare a chattare con i tuoi amici e cercarli tramite indirizzo email o da contatti telefonici.

iOS

Potremmo spiegarti di nuovo per filo e per segno come funziona Zoom su sistemi iOS, ma il procedimento è identico a quello su sistemi Android. L’unica differenza è che dovrai scaricare l’app da App Store di casa Apple.

Come pianificare una riunione su Zoom

Ti abbiamo anticipato che è molto semplice avviare una riunione su Zoom, ma forse non sai che è possibile anche pianificarne una non necessariamente in diretta.

Da PC o da cellulare, avvia Zoom, accedi con i tuoi dati e  premi su Calendario. Nella finestra Pianifica riunione inserisci tutte le informazioni necessarie: durata, avvia,  ricorrenza, ID riunione, fuso orario e via dicendo.

Puoi scegliere di effettuarne una con scadenza periodica oppure una tantum. Inoltre puoi, nelle Opzioni avanzate, consentire ai partecipanti di entrare in qualunque momento, disattivare l’audio dei partecipanti all’ingresso e registrare in automatico la riunione su PC locale.

Per pianificare una riunione dal servizio online di Zoom, ti basterà andare sul tuo account (icona con omino) in alto a destra, e selezionare nel menu Personale, la voce Riunioni. Sulla destra sarà ben visibile il pulsante Programma una riunione.

Per maggiori informazioni, ti invito a leggere la nostra guida su come creare una riunione su Zoom.

Come creare le stanze su Zoom

Per creare le stanze su Zoom dette anche Breakout Rooms, devi accedere al tuo Profilo di Zoom (l’icona con le iniziali del tuo nome oppure la foto del tuo profilo) e cliccare sulla sezione Impostazioni.

Seleziona la voce In riunione (Avanzata) e accanto alla voce Sessioni Secondaria metti il cursore su ON.

In questo modo in ogni tua riunione potrai creare stanze alternative alla principale in cui spostare i partecipanti che vorrai.

Spunta anche la voce Permetti all’organizzatore di assegnare partecipanti a sessioni secondarie durante la pianificazione.

Dopo aver attivato le breakout rooms su Zoom potrai avviare riunioni e creare tutte le stanze di cui hai bisogno. Scegli poi quali partecipanti vuoi assegnare ad ogni sessione creata ed il gioco è fatto.

Come partecipare a una videoconferenza con Zoom

Oltre alle videochiamate con Zoom puoi effettuare anche delle videoconferenze, più comunemente denominate meeting su questa piattaforma.

Puoi partecipare o far partecipare qualcuno a una videoconferenza attraverso due metodi: tramite link e tramite codice e password.

• Tramite link: in questo caso ti basterà fare click sul link della riunione ricevuto via email o tramite altre app.
• Codice e password: se hai questi due dati ti basterà andare sulla pagina principale di Zoom  e cliccare sulla voce Entra in una riunione posizionata in alto a destra. Inserire ID riunione o nome link personale.

Come attivare audio su Zoom

Uno dei problemi più fastidiosi di Zoom Meeting è trovare la funzione per attivare e disattivare l’audio mentre sei in riunione.

Tutti abbiamo passato i primi minuti in riunione senza camera o senza audio, cercando di capire se ci fosse un problema di autorizzazioni o altro. In realtà è facilissimo attivare o disattivare l’audio su Zoom.

Avvia l’app Zoom da PC e una volta dentro la riunione, fai tap sul pulsante in basso con l’icona del microfono per attivarlo e disattivarlo. In caso di problematiche vai sul tuo Profilo, in alto a destra, per poi selezionare Impostazioni.

Premi su Audio e poi sui pulsanti Verifica audio, della sezione Altoparlante e Verifica microfono, della sezione Microfono. Verifica inoltre che il volume sia attivo della sezione Microfono e che l’opzione Disattiva audio del mio microfono all’entrata in una riunione non sia spuntata.

Scaricare video registrato su Zoom

Se sei arrivato fin qui ed hai ben capito come funziona Zoom, è il momento di capire come registrare i video delle videochiamate e soprattutto come scaricarli in locale.

Zoom viene utilizzato tantissimo per le videolezioni in DAD oppure per lavorare da casa con il PC, potresti aver bisogno di quelle registrazioni per analizzarne meglio tutti gli aspetti, come scaricare un video registrato su Zoom?

Le registrazioni possono essere reperite solo su PC, per effettuare registrazioni dall’app mobile Zoom dovrai disporre di una licenza Zoom a pagamento e sfruttare l’opzione Registrazione su cloud.

Zoom dispone di una funzione denominata Registrazione locale, questa si avvia una volta che premi su Registrazione. I file verranno salvati direttamente nella cartella Zoom presente in Documenti nel formato MP4. Potrebbe interessarti anche la nostra guida su come vedere tutti i partecipanti su Zoom.

Consigli per proteggere la privacy e la sicurezza del tuo account Zoom

Ecco alcune avvertenze che dovrai prendere in considerazione nell’utilizzare Zoom.

• Nel creare un account Zoom utilizza sempre una password unica e robusta impostando anche l’autenticazione a due fattori, che puoi attivare accedendo nel tuo Profilo.
• Scarica Zoom sempre da piattaforme sicure come Play Store, App Store o il sito ufficiale zoom.us.
• Non utilizzare i social network, come Facebook o Twitter, per condividere il tuo ID riunione personale.
• Proteggi sempre le tue riunioni utilizzando password.
• Non confondere la password della riunione con la password del tuo account Zoom.
• In Impostazioni > Sicurezza, attiva l’opzione Sala d’attesa. Così facendo i partecipanti attenderanno in una sala d’attesa fino all’approvazione ad ammetterli singolarmente nella riunione da parte dell’organizzatore (Host). Questo ti consentirà di controllare chi sono i partecipanti e di escludere persone indesiderate facendole tornare nella sala d’attesa.

Concludo questa tutorial invitandoti a consultare per qualsiasi problematica sull’utilizzo di Zoom Meetings, la pagina assistenza Zoom con varie opzioni di formazione e supporto anche della community.